Nota de prensa: qué es, tipos, ventajas y más

El concepto de las notas de prensa se remonta a la antigüedad. Los mensajeros se encargaban de recorrer largas distancias para difundir las noticias que los gobernantes debían saber para transmitir al pueblo. También se repartían panfletos y otras versiones viejas de notas de prensa. Luego, fue el turno de la invención de la imprenta en el siglo XV, que facilitó la multiplicación y la lectura de las noticias.

El periódico empezó a circular en el siglo XVII y durante toda esa primera etapa, los comunicados de prensa fueron cruciales para mantener a la población actualizada de lo que pasaba en otros pueblos. Fue así como en 1978, el King ‘s College (Universidad de Columbia, en EE. UU.) publicó la primera nota de prensa para hacerse visible en los medios. Es así como empezaron también a darse las publicaciones con la intención de dar a conocer los hechos noticiables de diferentes organismos, ya sea públicos o privados.

 Lo más importante

• Las notas de prensa son fundamentales para hacer conocer tus proyectos y movimientos en tu empresa, sobre todo si tus actividades tienen un fuerte vínculo con la comunidad.
• Asegúrate de hacer notas de calidad, enfocadas en atraer a los periodistas. Debe ser noticiable, legible y clara en el mensaje a comunicar.
• Antes de enviar tu documento, presta atención a que las 5 W (qué, quién, cuándo, dónde y por qué) estén respondidas. También debes verificar que haya suficiente material multimedia y, al final, se encuentren tus datos de contacto.

 Lo que debes saber sobre la nota de prensa

La nota o comunicado de prensa es una herramienta propia del gabinete de prensa. Quién se encarga de enviarlos es quien trabaja en el sector de relaciones públicas y su trabajo es recopilar la información para después redactarla, enviarla y gestionar las relaciones que se den entre la organización y los medios (5).

¿Qué es una nota de prensa?

Según la Real Academia Española (RAE), una nota de prensa o comunicado de prensa consiste en “un comunicado que una institución o una entidad difunde a través de los medios de comunicación”(1). Por lo tanto, es de carácter oficial. Además, puede ser enunciado en formato audiovisual o escrito.

Otra característica es que su objetivo es la replicación y difusión por otros medios, entes o la misma audiencia. Esto quiere decir que lo que está dicho en este discurso, al ser formulado por una fuente de autoridad, debe ser citado de la manera correspondiente.

¿Cómo citar una nota de prensa en estilo APA?

Citar una nota de prensa en estilo APA es importante, puesto que puedes asegurarte de escribir sobre un tema a través de una fuente confiable y sin arriesgarte a ser acusado de plagio. A continuación, detallaremos en una tabla los pasos a seguir (2):

Formato	Nombre de la organización. (Año, Día Mes). Título del comunicado de prensa [Comunicado de prensa]. URL
Entrada de referencia	Administración de Alimentos y Medicamentos de los Estados Unidos. (2019, 15 de noviembre). La FDA aprueba la primera lente de contacto indicada para frenar la progresión de la miopía en los niños [Comunicado de prensa]. https://www.fda.gov/news-events/press-announcements/fda-approvesfirst-contact-lens-indicated-slow-progression-nearsightedness-children
Cita Parentética	(Administración de Alimentos y Medicamentos de los Estados Unidos, 2019)
Cita Narrativa	Administración de Alimentos y Medicamentos de los Estados Unidos (2019)

Como puntos extra a tener en cuenta:

• En caso de que la nota de prensa sea publicada por un grupo, debe indicarse el nombre de dicho grupo como autor.
• Siempre debe escribirse «[Comunicado de prensa]» entre corchetes después del título.
• Y por último, si el autor y editor de la nota es el mismo, es preferible omitir el editor para evitar la repetición (2).

¿Para qué sirven las notas de prensa?

Ya sabes qué son y cómo citarlas en el caso que debas escribir sobre una nota de prensa. Pero si alguien te pidiera redactar una… ¿Sabes cuál es el propósito? Cómo dijimos antes, el objetivo del también llamado boletín de prensa es básicamente que el anuncio que debemos hacer sea difundido de manera global.

Las notas de prensa digitales pueden ser reenviadas entre los periodistas a otras personas, convirtiéndose en “embajadores” de la información y dando paso a convertirlas en verdaderas campañas de comunicación viral. (5)

Si tuvieras que enviarla, te serviría para presentar noticias relevantes, lanzamientos o novedades relacionadas con tu proyecto, marca o negocio. Para esto, deben tener algún tipo de relevancia para que los periodistas a quienes se las mandes, se vean lo suficientemente interesados en compartir esta información.

Ventajas de las notas de prensa

Anteriormente, decíamos que el anuncio que se haga debe ser de interés para los periodistas. Pero también, para la opinión pública, ya que es una gran herramienta para posicionarse en las tendencias en redes sociales, medios de comunicación y, sobre todo, la agenda mediática. De hecho, es la manera más efectiva de difundir noticias sobre tu marca sin pagar por publicidad (5).

En el caso de la nota de prensa, cabe el dicho “si lo bueno es breve, entonces es dos veces bueno”. Esta herramienta de comunicación debe ser concisa, clara y directa (5).

Además, si consigues la confianza de los medios de comunicación y el público, con el tiempo puedes adquirir una serie de valores asociados con los siguientes factores:

• Mejora de la reputación.
• Conocimiento de nuevos contactos.
• Fidelización de potenciales socios.
• Mejora de la presencia de marca.
• Captación de nuevos clientes.

¿Qué tipos de notas de prensa existen?

Ahora, no solo existen notas de prensa destinadas al marketing. De hecho, los comunicados son amplios y pueden enunciarse por distintos motivos, así también como en distintas esferas: política, ciencia, medicina, lanzamientos de películas, libros y música.

En definitiva, el abanico es amplio y aquí te detallamos algunos de los enfoques más característicos por los cuales suele aprovecharse los beneficios y las ventajas de las notas de prensa (8):

¿Cómo hacer las notas de prensa?

Ya te explicamos qué es una nota de prensa y para qué sirve, cómo citarlas, así como la amplia variedad de notas que hay para cada mercado y ocasión. Ahora vamos a lo más importante: ¿cómo se redactan?

Para eso hay que pensar en ciertos criterios que van a ayudarte a ordenar las ideas para después plasmarlas a la hoja o documento (6). No te desesperes, puesto que el siguiente gráfico aclarará todas tus dudas:

1. Hazte las preguntas clave: Piensa primero en las 5 W (cinco uves doble), quién, qué, dónde, por qué y cuándo. Estas deben estar respondidas en el primer párrafo. Puedes agregar cómo y para qué, aunque no todas son necesarias y depende del caso.
2. Haz que tus titulares se destaquen: Tanto el título como los subtítulos son lo que impactarán de entrada a quién reciba el boletín. Asegúrate que los mismos llamen la atención de la audiencia para que siga leyendo.
3. Habla en tercera persona: Nunca uses ni primera ni segunda persona. A la hora de citar, puedes usar modo directo para darles mayor valor. Eso sí, deben ser citas de autoridad.
4. Destaca el valor de la noticia a la prensa: Tienes que convencer a la prensa con datos relevantes, el por qué deberían compartir tu nota de prensa. Es por esto que en la llamada “Entradilla” tú puedes anticipar de qué trata brevemente y terminar de convencerlos a que lean el cuerpo.
5. No dejes nada importante afuera: En el cuerpo del texto usa todos los datos que te favorezcan a ti y a tu negocio. Usa citas, antecedentes, logros, testimonios, todo lo que aporte calidad, transparencia, autoridad y confianza a tu empresa.
6. No olvides poner tus datos profesionales: Una vez redactado el documento no debes olvidar dejar tu dirección de email, redes sociales, número telefónico, dirección del local/oficina, tu nombre completo y tu ocupación, así como cualquier otra información corporativa que le permita a tus clientes y medios de comunicación contactarte.
7. Usa material multimedia: Ya sea dentro del documento, o en una carpeta separada y adjuntada en el email, el material multimedia te ayuda a hacer tu anuncio más atractivo y llamativo. Esto es fundamental en notas de prensa digitales, las cuales son cada vez más comunes en empresas y compañías de distintas industrias.

¿Cuál es la estructura de la nota de prensa?

En la sección anterior hablamos de partes como la “entradilla” o el cuerpo del texto. Ahora te explicaremos qué significa cada sección y cómo se compone la estructura de una nota de prensa. En el esquema de abajo, verás que estos documentos se redactan con el formato de pirámide invertida (4).

El esquema de la pirámide invertida se caracteriza por aclarar las dudas más importantes al principio e ir dejando lo menos importante hacia el final. Así que como se ve en la infografía, una nota de prensa se puede dividir en tres partes: la primera parte donde se encuentra el título y la entradilla, la segunda que es el cuerpo de la nota acompañada de imágenes y la última con el cierre y los datos de contacto (3).

A continuación, te compartimos algunas referencias útiles sobre cada una de las estructuras que componen la nota de prensa. Así, podrás pulir tus comunicados y lograr una comunicación más eficiente:

• Título: Debe ser menor a 70 caracteres, contener un verbo y resolver las 5 W junto con la entradilla.
• Entradilla: La información más importante tiene que ir resumida aquí, es la introducción al texto. También se aborda como una suerte de bajada para anticipar lo que se encontrará en el cuerpo principal.
• Cuerpo: Debe tener mínimo 275 palabras. En el primer párrafo se debe terminar de redondear y resolver las 5 W, en los demás párrafos se agregan datos que cuenten antecedentes, o cualquier información que beneficie la imagen de la organización o figura.
• Imágenes/Multimedia: Una imagen vale mil palabras, dice el dicho, así que asegúrate de elegir fotografías de calidad para captar la atención del medio. Además, hoy en día, se pueden agregar videos o contenidos para redes, ya que muchas notas de prensa se envían de manera virtual. Cuando más diverso sea tu contenido multimedia, más herramientas le facilitas al periodista para crear una nota después.
• Contacto: Al final de la nota, deja tus datos, así pueden contactarse contigo por cualquier eventualidad o inquietud.

Consejos para publicar notas de prensa

Si tienes dudas sobre como hacer una nota de prensa que te dé buenos resultados o que genere el impacto que tú deseas en la audiencia (o en tus clientes), aquí te dejamos unos tips para que mejores tus comunicados (3)(7):

• Tiene que ser noticioso: Debe ser una noticia de relevancia periodística. El tema debe generar interés para los medios de comunicación y los lectores. Por esto, es importante saber qué buscan. Y si es sobre nuestra empresa, la misma debe ser protagonista de la nota junto con lo que se quiera anunciar.
• Mejor horario para enviar una nota de prensa: Muchos creen que el lunes a primera hora es el mejor momento para el envío de una nota de prensa. Pero lo mejor es hacerlo en horarios no tan puntuales y los martes. Así entra en las casillas cuando no hay tanto tráfico de correos y mensajes.
• Distribución: Tienes que contar con una agenda de contactos o herramientas de automatización, ya sea buscando tus propios contactos a la antigua, o contratando gente que te los facilite. De cualquier forma, si no tienes una fuente de donde sacar contactos, ellos no vendrán a ti.
• Comunícate con periodistas específicos: Una vez que ya tienes tu lista de contactos, elige a los más idóneos para tu nota. Esto quiere decir que se especialicen en la temática de la que trata. Por ejemplo, si tu empresa trata sobre la industria de la música, que sea un periodista especializado en entretenimientos.
• Dales tiempo a los periodistas para que publiquen tu nota: Puedes especificar que mandas la nota bajo embargo. Esto significa que les das a los comunicadores un día previo para que escriban la nota de forma completa antes del lanzamiento de tu comunicado de prensa.
• Haz una segunda ronda de difusión: Una vez que tengas los artículos escritos por los periodistas, puedes compartir estas notas como información extra que le da aprobación a tu sitio.

¿Qué evitar a la hora de escribir un comunicado de prensa?

Ya te dijimos qué puedes hacer para mejorar tu nota de prensa. Ahora te marcaremos que evitar para que queden de forma profesional y no terminen generando más problemas que soluciones para tu empresa (6)(7):

• Ser lo más objetivo posible: No debe tratarse de convencer al periodista ni a los lectores. Lo mejor es no dar opiniones o juicios de valor y limitarse solo a trabajar con datos y evidencia.
• Claridad en tus intenciones: Para evitar que tu nota de prensa sea ignorada, no trates de vender una publicidad o hablar a periodistas que no tienen que ver con tu rubro. Eso te ayudará a ser visto y que haya más chances de que la publiquen.
• Ser asertivo con tu público: Cuanto más específico seas con tu audiencia en términos demográficos y de nicho, más chances tendrás de que tu noticia sea consumida exitosamente. Quieres calidad, no cantidad.
• Brevedad e información: Pon toda la información importante, pero no te excedas en los caracteres y el volumen textual. Mucho texto y material multimedia puede ser contraproducente y hacer que el periodista pierda interés. Es preferible contestar las 5 W, nombrar en un segundo párrafo antecedentes o citas importantes que pongan en contexto al periodista y cerrar con la información de contacto y los archivos multimedia necesarios.

Conclusión

La nota de prensa cobró gran relevancia durante el siglo XIX. Prontamente, publicistas, agentes de prensa y relaciones públicas se encargaron de difundir artículos para distribuir a los periódicos más importantes, durante el siglo XX (5). Muchas industrias y empresas, por no decir todas, emplean los comunicados de prensa como canal no solo de información, sino también de vínculo con el mercado, los clientes y la comunidad en general.

Hoy en día, la globalización y el avance en las tecnologías hacen que el rol de la nota de prensa sea aún más completo, porque permite crear contenido multimedia en cuestión de segundos y mejorar la distribución. Solo necesitas una lista de contactos actualizada y relevante, una estructura pulida y tomar la iniciativa para enviar con tan solo un click tus comunicados a todas partes del mundo (5).

Referencias 

1. Rae.es. [citado el 15 de febrero de 2023]. Disponible en: https://dpej.rae.es/lema/nota-de-prensa#:~:text=Gral.,de%20los%20medios%20de%20comunicaci%C3%B3n.
Fuente

2. Org.es. [citado el 15 de febrero de 2023]. Disponible en: https://apa.org.es/referencias-ejemplos-estilo-apa/comunicado-de-prensa/
Fuente

3. Mesa RY. La rueda de prensa como género de la comunicación política [Internet]. Org.ar. [citado el 19 de febrero de 2023]. Disponible en: https://biblioteca.org.ar/libros/151772.pdf
Fuente

4. Studocu.com. [citado el 19 de febrero de 2023]. Disponible en: https://www.studocu.com/es-ar/document/universidad-nacional-del-nordeste/teoria-literaria/generos-periodisticos-que-son-y-para-que-sirven-raul-penaranda/29465622
Fuente

5. La Nota de Prensa [Internet]. Org.mx. [citado el 19 de febrero de 2023]. Disponible en: http://www.razonypalabra.org.mx/anteriores/n32/orojas.html?iframe=true&width=95%&height=95%
Fuente

6. Busto-Salinas L. Application of journalist writing theory in press releases [Internet]. Redalyc.org. [citado el 19 de febrero de 2023]. Disponible en: https://www.redalyc.org/pdf/5257/525752945007.pdf
Fuente

7. Busto-Salinas L. Uso y modificación de las notas de prensa dependiendo de las características de los periódicos. Vivat Acad [Internet]. 2012;0(117E):63–76. Disponible en: https://www.redalyc.org/pdf/5257/525752959012.pdf
Fuente

8. Busto Salinas L. Trascendencia de los gabinetes de comunicación en la práctica periodística. El caso concreto de la nota de prensa. Hist Comun Soc [Internet]. 2014 [citado el 19 de febrero de 2023];18(0):601–12. Disponible en: https://revistas.ucm.es/index.php/HICS/article/view/44352
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