Como en la vida personal, también en la de la empresa pueden producirse situaciones que no nos esperamos y que necesitan ser enfrentadas lo más rápido posible y de la mejor forma. Por lo tanto, realizar un plan de contingencia actúa como medio de prevención y control de posibles situaciones negativas.
Aunque es imposible saber con antelación lo que va a pasar, es muy útil tener preparado un plan que minimice los daños de posibles crisis o problemas dentro de la empresa. En este artículo, te explicamos qué es un plan de contingencia, cómo hacerlo y te brindamos algunos ejemplos. ¡Sigue leyendo y no te arrepentirás!
Lo más importante
- Un plan de contingencia asegura la mitigación de las consecuencias de posibles situaciones negativas al interior de la empresa.
- Para elaborar un plan de contingencia es necesario seguir una estructura específica y recoger todos los datos necesarios.
- A la hora de identificar las situaciones que pueden amenazar la empresa, es importante evaluar la gravedad y la probabilidad de las mismas.
Lo que debes saber sobre el plan de contingencia de una empresa
Conocer qué es y cómo funciona un plan de contingencia es fundamental para cualquier empresa, sin importar el rubro al cual pertenece. Esta herramienta, en efecto, dispone de una estructura precisa que es importante respetar.
¿Qué es un plan de contingencia?
Un plan de contingencia representa la estrategia que la empresa pondrá en ejecución en el caso de que se presente un determinado evento. Esta estrategia conlleva una serie de procedimientos, técnicas y medidas que tienen como objetivo garantizar el correcto funcionamiento de la empresa, incluso en situaciones de dificultad.
El plan de contingencia se basa en un análisis de riesgo previo para evaluar cuál puede ser y cómo se puede controlar una situación atípica y problemática dentro de la empresa. Sin embargo, no hay que olvidar que este plan debe de estar siempre actualizado. Esto porque en cada empresa siempre hay variables en juego, por lo tanto, el plan que se encuentre en vigencia tiene que estar al día.
Además, existen varias tipologías de planificación: estratégica (basada en la estrategia general), táctica (su focus está en las tácticas a implementar) y de operaciones (identifica objetivos y resultados) (2).
¿Para qué sirve el plan de contingencia?
Realizar un plan de contingencia en una empresa sirve para actuar frente a posibles situaciones problemáticas y optimizar recursos materiales y/o humanos en caso de situaciones de crisis. En consecuencia, se puede afirmar que el plan de contingencia cumple con una función preventiva porque se refiere a una estrategia preparada con antelación y de forma premeditada ante una posible situación de riesgo.
Además, el plan de contingencia cumple con una función de ejecución y control porque sirve para implementar medidas y técnicas tendientes a solucionar el problema que ha surgido y, por supuesto, mantenerlo bajo control. De esta forma, es posible garantizar que la empresa funcione incluso cuando partes de ella no están operando y/o tienen graves problemas.
La planificación de contingencia es la primera etapa en el desarrollo de un conjunto formal de actividades de control y planificación de la producción para la reutilización de productos obtenidos a través de flujos de retorno en una cadena de suministro de circuito cerrado (4).
¿Cuál es la estructura de un plan de contingencia?
A la hora de realizar un plan de contingencia, es necesario respetar una estructura específica. Esta estructura se compone de diferentes secciones que recogen datos de la empresa, posibles riesgos, análisis, recursos y acciones:
| Sección | Descripción |
|---|---|
| Recursos y capacidades claves de la empresa | En esta sección incluimos todo lo imprescindible de la empresa. Es decir, cualquier recurso que no puede faltar en la empresa por ninguna razón. |
| Riesgos y amenazas | En esta sección es importante incluir cuáles son los riesgos y las amenazas para los recursos que hemos considerado importantes e imprescindibles en la sección anterior. |
| Listado de contingencias | Aquí se detalla cómo las amenazas y riesgos relevados pueden desarrollar una situación imprevista y problemática. |
| Análisis de su impacto | Se trata del momento en el que se analiza cuánto y cómo estas amenazas pueden afectar al funcionamiento de la empresa y en qué medida la afectan. |
| Medidas a tomar | En esta sección, se describen cuáles son las acciones que se van a realizar en el caso de que se produzca cierta situación. |
| Recursos | En esta sección, hay que incluir los recursos necesarios para implementar las medidas elegidas. Es fundamental que esta sección se mantenga siempre actualizada porque puede que la empresa en algunos periodos no disponga de ciertos recursos. |
| Protocolos y responsables | Aquí se describe el protocolo a ejecutar en el caso de que se produzca cierta situación y también se específica quién debe actuar y los roles en cada equipo. |
| Transición a la normalidad | Un buen plan de contingencia también debe prever cómo volver a la rutina y la normalidad una vez que el problema ha sido solucionado. |
Ventajas del plan de contingencia
Diseñar un plan de contingencia en una empresa tiene sus ventajas y beneficios. Es importante considerar que se trata de una herramienta que brinda ayuda a la empresa en casos de situaciones problemáticas. En efecto, la empresa siempre debe tener un plan preparado para garantizar su correcto funcionamiento a lo largo del tiempo.
¿Cómo construir un plan de contingencia?
Para elaborar un plan de contingencia es necesario seguir unos cuantos pasos que nos llevarán a la perfecta planificación de las estrategias a adoptar en el caso de que la empresa se encuentre en una situación problemática. Primero que todo, es necesario identificar cuáles son los riesgos posibles y evaluarlos para determinar cuál es el porcentaje de gravedad. Además, debes estimar cuándo es probable que se verifiquen.
Una vez identificados todos los posibles riesgos y amenazas, hay que clasificarlos según el nivel de gravedad y otorgar a algunos de ellos cierta prioridad sobre los demás. Ahora que sabemos cuáles son los peores escenarios que se pueden presentar, es el momento de planear la respuesta inmediata que deberíamos tener en el caso de que estas posibles amenazas se hagan realidad. Recuerda que es importante completar todas las secciones que componen la estructura del plan de contingencia.
¿Cuánto cuesta realizar un plan de contingencia?
Elaborar un plan de contingencia en sí, es decir, cumplir con los pasos que hemos descrito anteriormente, no tiene un coste económico ni material. Generalmente, es una persona o departamento específico de la empresa que se encarga de elaborar el plan. Por lo cual, siendo así, tan solo hay que calcular el coste del recurso humano que tendrá a su cargo la ejecución del plan una vez acontecido el peligro.
Los gastos a considerar se refieren a cuánto podría costar ejecutar el plan que se está elaborando, en el caso de que sea necesario. Por lo tanto, el coste de un plan de contingencia equivale a los recursos que necesitaríamos para ponerlo en acción y no a su diseño o planificación.
Errores más frecuentes en la creación de un plan de contingencia
Elaborar un plan de contingencia puede ser muy valioso para la empresa. Sin embargo, es necesario prestar mucha atención y tratar de no cometer errores. Generalmente, lo primero que hay que considerar es contar con el apoyo de los ejecutivos de la empresa. De esta forma, el plan tendrá razón de existir y contará con el aval de cada uno de los departamentos y áreas.
Además, otro error común es terminar el plan de contingencia y dejarlo a un lado hasta que se vuelva necesario. Es importante no abandonar el plan. Más aún, hay que supervisar y actualizarlo con frecuencia para garantizar la efectividad del mismo en cualquier momento.
Ejemplo de un plan de contingencia
Para entender a nivel práctico todas las partes de un plan de contingencia vamos a proponer un ejemplo. En este caso, hablamos de un plan de contingencia de TI para la empresa Logiciel. Se trata de un plan a ejecutar en el caso de que se vean afectados los dispositivos físicos y el software que permiten a la empresa funcionar.
En la siguiente tabla, se desarrollan las secciones que forman parte del plan de contingencia. De este modo, podrás tener una noción más práctica acerca de sus alcances y su significado:
| Recursos y capacidades clave de la empresa | Riesgos y amenazas | Listado de contingencias | Análisis de su impacto | Medidas a tomar | Recursos | Protocolos y responsables | Transición a la normalidad |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Herramientas, equipos informáticos y sistemas operativos que manejan la información. Además, los recursos humanos que trabajan con estos sistemas | Divulgación no autorizada de la información, fallo o ruptura del sistema, robo. | La pérdida de exactitud, precisión y completitud de los datos afecta a la empresa de forma negativa. La empresa se vuelve vulnerable y no puede garantizar sus servicios | No se podría acceder a la información y, por consiguiente, tampoco utilizarla. Se puede producir un gran perjuicio económico | Se implementarán sitios alternativos que asegurarán la continuidad del negocio. Un ejemplo puede ser el warm site, que tiene instalado y disponible el suficiente equipo de telecomunicaciones y computacional para ejecutar las operaciones de la empresa. Reforzar y proteger los equipos informáticos y asegurar un mantenimiento periódico | Recursos humanos y equipos informáticos específicos (detallar cuáles) | Desarrolladores e informáticos. | Revisión e implementación de los controles para reanudar las actividades |
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Conclusión
En definitiva, optar por la creación de planes de contingencia dentro de una empresa resulta beneficioso a la hora de encontrarse con situaciones inconvenientes. Si bien planear lo que va a pasar no es posible, siempre es conveniente y prudente tener un plan alternativo ante cualquier eventualidad.
Los beneficios del plan de contingencia son evidentes y todas las empresas pueden incorporarlo como herramienta para una mejor intervención ante las turbulencias. Sin embargo, es importante recordar que es necesario mantenerlo actualizado para que sea efectivo. Ahora, con este artículo, lo sabes todo. ¡Solo resta que empieces a elaborar uno!
Referencias
1. Smith, D. (1990). Beyond contingency planning: towards a model of crisis management. Industrial Crisis Quarterly, 4(4), 263–275.
Fuente
2. Bloom, M. J., & Menefee, M. K. (1994). Scenario Planning and Contingency Planning. Public Productivity & Management Review, 17(3), 223–230.
Fuente
3. Filippa Lentzos & Nikolas Rose (2009) Governing insecurity: contingency planning, protection, resilience, Economy and Society, 38:2, 230-254,
Fuente
4. V.Daniel R Guide, Vaidy Jayaraman, Jonathan D Linton, Building contingency planning for closed-loop supply chains with product recovery, Journal of Operations Management, 2003,
Fuente
5. Cámara de comercio de Bogotá, La importancia de un plan de contingencia,
Fuente
6. COLEGIO PUREZA DE MARÍA INCA, PLAN DE CONTINGENCIA FRENTE A LA COVID-19, 2021.
Fuente
7. Pacheco Pozo, D. C. (2016). Propuesta de un plan de contingencia de TI para la empresa LOGICIEL. 196 hojas. Quito : EPN.
Fuente
