Como líder, una de las funciones es la distribución de responsabilidades del equipo, pero ¿cómo dividir eficazmente? ¿Qué pasos se deben seguir? Son estas y otras interrogantes que suelen presentarse en casos como este. Es por eso que aquí te ayudaremos a solventar las dudas y hacer que tu equipo permanezca satisfecho.
Sabemos que una correcta distribución de actividades, garantizará que cada uno de los miembros se mantenga comprometido y satisfecho. Inclusive, si esta fase se realiza con exactitud, los miembros de tu equipo te verán como un gran líder y ejemplo a seguir. Así que, pon atención a las siguientes preguntas porque más de una, te ayudará a para la división de funciones.
Lo más importante
- Una correcta definición de funciones y responsabilidades dentro del equipo causará problemas en el ambiente laboral del equipo.
- Los pasos para definir los objetivos van desde crear una lista de responsabilidades hasta realizar un seguimiento.
- La motivación por parte del líder es una cualidad que no debe faltar para el cumplimiento de responsabilidades y funciones de forma eficaz.
Lo que debes saber para definir eficazmente las funciones y responsabilidades de tu equipo
Lamentablemente, uno de los problemas que suelen presentarse en los equipos de trabajo, es causado por una mala distribución de funciones en los miembros. A continuación, te presentamos varias preguntas que te ayudarán a evitar este problema.
¿Cuáles son los problemas de una incorrecta definición de funciones del equipo?
El principal problema causado por la incorrecta definición de funciones son los desacuerdos entre miembros del equipo. Muchas veces suelen hacer reclamos como: “a mí me distribuyó más funciones”, “él tiene menos”, provocando un ambiente laboral conflictivo.
También los problemas suelen darse cuando se quiere sustituir al otro en sus funciones y el espíritu de colaboración es absorbido por el afán del poder (1). Es por ello, que el líder de cada grupo debe delegar eficazmente funciones y responsabilidades. Debido a que, al final, es un grupo y si todos están comprometidos, tendrán un gran desempeño.
¿Por qué es necesario definir eficazmente las responsabilidades y funciones del equipo?
Una correcta definición de responsabilidades del equipo ayudará a que actúen coordinadamente y enmarcados en claras líneas de responsabilidad (2). Es por ello que es necesario que, el líder o director de la oficina tome este punto como enfoque en sus reuniones o procesos. A continuación, te presentaremos más razones para que las puedas considerar tu empresa:
Ambiente laboral armónico
Cada miembro se sentirá satisfecho con las respectivas funciones que fueron asignadas, provocando satisfacción en cada uno y alegría de trabajar.
Mejor especialización de actividades
Cuando se dividen las actividades de un proyecto o trabajo, cada uno de los miembros se responsabilizarán de mejor manera, a diferencia cuando tienen varias.
Unión de los miembros
Debido a que existirá una coordinación entre las distintas funciones y tareas, para poder alcanzar los objetivos previstos en el plazo fijado (3).
¿Cómo se debe definir las responsabilidades y funciones de forma eficaz?
Seguramente esta pregunta te haces constantemente. Es por eso que hemos investigado en diversas fuentes para facilitarte los pasos para que realices este proceso de forma justa y exitosa.
Como se observó previamente, existen 5 pasos que te explicaremos a continuación:
1. Hacer una lista
Como líder del grupo, deberás realizar una lista de las principales funciones o responsabilidades pendientes de la organización. También, puedes revisar si algunas funciones ya se han ejecutado previamente por alguno de los integrantes y verificar cómo ha sido el desempeño.
2. Analiza a los miembros
En punto se tienen dos casos que pueden presentarse:
- Cuando los miembros son nuevos: si es la primera vez que vas a trabajar con los miembros del equipo, deberás analizar sus comportamientos y la primera impresión que transmitan. En este caso, es recomendable pedirles que compartan sus principales competencias y habilidades en las que se destacan.
- Cuando los miembros son conocidos: tú como líder del equipo, sabes sus fortalezas y debilidades en anteriores trabajos. Por lo que, deberás recordar cómo ha sido su desempeño y tomarlo como enfoque.
3. Revisa currículum y seguimiento de desempeño
Esta situación de igual manera se presenta cuando los integrantes son nuevos, por lo que es necesario revisar en lo que son más talentosos y relacionarlo con la responsabilidad. Por otra parte, cuando son conocidos deberás revisar la lista de desempeño que han tenido en previos trabajos o proyectos.
4. Designar funciones
Para este punto, ya deberás conocer el perfil de cada miembro de tu equipo. Por lo tanto, la habilidad deberá estar relacionada con la responsabilidad a asignar para garantizar mayor éxito.
En este punto, para identificar a la persona más idónea, te recomendamos utilizar la Matriz RACI “responsable”, “aprobador”, “consultado” e “informado” (4). Esta herramienta, es una matriz de decisión que ayuda a definir el responsable de cada actividad y las funciones secundarias de los demás.
5. Realiza un seguimiento
El trabajo de un líder no termina cuando designó las actividades de su equipo. Debido a que, debe realizar un seguimiento de su equipo y asesorarlos en caso de ser necesario. Este punto es uno de los principales, debido a que, en base a la guía y organización del líder, su miembro logrará el alcance eficaz del objetivo.
En inclusive, en el Libro Liderazgo y motivación de equipos de trabajo, se menciona que el líder a través de la división de funciones es quien motiva y genera compromiso emocional con sus miembros (5).
¿Cuáles son las ventajas para mi equipo el definir eficazmente las funciones y responsabilidades?
Ahora bien, antes de llegar al final es necesario que conozcas las ventajas que tiene para tu equipo una correcta distribución de actividades.
Ventajas
- Mejor eficacia y eficiencia en las funciones y responsabilidades
- Personal más comprometido con la función y la empresa
- Potenciar al máximo su habilidad en la tarea asignada
- Entrega de responsabilidades de forma más rápida, ya que es un tema de dominio personal
Desventajas
- Existen desventajas cuando el empleado afirmó tener una habilidad en la entrevista de trabajo, la cual no la tiene verdaderamente
¿Qué es lo que no debe faltarte para la definición de funciones y responsabilidades?
Finalmente, no debes olvidar los siguientes puntos porque son imprescindibles para darle el toque final a este gran proceso.
Hoja de seguimiento de responsabilidades
Como te mencionamos anteriormente, esta herramienta ayuda a corroborar el cumplimiento. Además, ayuda a promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información (6).
Equidad al repartir
Esta cualidad no debe faltarte nunca. Recuerda que por más amigo que pueda ser un integrante, no le debes disminuir las funciones y actividades.
Todos tienen las mismas capacidades de brillar y destacarse en su función.
Motivar a los miembros de tu equipo
Un buen líder no solo debe felicitar en lo bueno, sino también guiar cuando se detecten falencias. Por ejemplo, si algún integrante no entiende cierto tema, el deber el líder es explicarle y motivarlo a terminar lo que empezó.
Conclusión:
Una definición eficaz de las funciones y responsabilidades del equipo garantizará un éxito asegurado en el desempeño de cada miembro. En este contexto, es importante seguir los pasos. Por ejemplo: hacer una lista de las responsabilidades, analizar el perfil del equipo, relacionar las habilidades con la responsabilidad y hacer una lista de seguimiento, para designar las actividades de mejor manera.
Por lo tanto, tu deber como buen líder no solo radia en definir las responsabilidades y funciones a los miembros del equipo, sino también apoyarlos en este proceso. La motivación por parte del líder es fundamental para el cumplimiento eficaz de las responsabilidades.
Referencias
1. Ramón Ruffner JG. EL CONTROL INTERNO EN LAS EMPRESAS PRIVADAS. Quipukamayoc [Internet]. 2014 [citado el 14 de diciembre de 2022];11(22):81.
Fuente
2. Rodríguez A. El trabajo como división de funciones. Anu filos [Internet]. 2018 [citado el 13 de diciembre de 2022];1996(29):993–1001
Fuente
3. Pereda Marín S, Berrocal Berrocal F. El entorno empresariaL La empresa, su organización y funcionamiento [Internet]. Ucm.es. [citado el 14 de diciembre de 2022].
Fuente
4. Finatto LJ. Aplicabilidade da matriz RACI no cenário da unidade de pesquisa clínica do Hospital Universitário de Santa Maria. 2018 [citado el 14 de diciembre de 2022];
Fuente
5. Vadillo MTP. Liderazgo y motivación de equipos de trabajo. 2013. Business Marketing School
Fuente
6. Poveda JEG, Tituaña SPP, Franco PYV. Importancia del control interno en el sector público. Rev Publicando [Internet]. 2016 [citado el 14 de diciembre de 2022];3(8):487–502.
Fuente
