Antes de la pandemia eran pocas las empresas las que poseían el método de trabajo a distancia. Es durante el 2020 que las empresas se vieron obligadas a continuar sus funciones desde la casa. Esto generó un descontrol en la rutina de las personas que se vieron encerradas en sus hogares.
Para muchos fue difícil acoplarse a esta nueva forma de trabajar. Además, de conseguir la misma eficiencia que en la presencialidad. Para los empleadores puede llevar a ser difícil mantener la eficiencia y dirigir desde la distancia. Por lo que a continuación se presentan algunos aspectos que pueden ser de interés para mantener la eficiencia del trabajo a distancia.
Lo más importante
- La implementación de metodologías y procesos de trabajo. Ayuda a garantizar la eficiencia de su trabajo, teniendo las herramientas que le faciliten la realización de cada actividad.
- El reconocimiento del trabajo es fundamental para mantener y fortalecer la motivación de los empleados. Así como de escuchar sus ideas.
- Mantener un contacto con los trabajadores y los compañeros es necesario. Esto para evitar la sensación de soledad y mantener las relaciones laborales entre todos.
Lo que debes saber sobre la eficiencia del trabajo a distancia
Es necesario que si se quieren conservar la eficiencia de los trabajadores desde la distancia. Se vuelve fundamental conocer cuáles son las mejores formas de liderar y controlar la forma en que se va a implementar tanto las actividades a realizar como las herramientas. Puesto que es importante manejar todo este proceso de forma adecuada para obtener buenos resultados.
¿Cómo se logra la eficiencia en el trabajo a distancia?
Es necesario tener en cuenta que lo que importa más son los resultados que se obtienen. Más que las horas que la persona pase trabajando. Para que pueda resultar es necesario que haya una buena comunicación entre los equipos de trabajos.
Además, se puede tener en cuenta tres aspectos importantes del trabajo a distancia. Pueden ser de ayuda para lograr la eficiencia.
Formas de mantener la eficiencia en entornos de trabajo remotos
No es lo mismo mantener una eficiencia desde la empresa que desde el hogar. Por lo que a continuación se presentan algunos métodos que los gerentes pueden poner en práctica para lograr mantener la eficiencia y productividad en los trabajadores desde la distancia.
Fomentar el uso de espacios de trabajo dedicados en casa
Estar en el hogar se pueden encontrar distractores que quiten la concentración durante el tiempo en que se está trabajando. Por lo cual es importante crear un espacio cómodo y saludable que no afecte la productividad. De instar a que el trabajador tenga un área dedicada a realizar sus labores diarias.
Peter Vandendriesse: “Aunque es más fácil sentarse en un sofá mientras trabaja en su computadora portátil, no puede hacerlo bien con su postura y ergonomía al sentarse. Y como estás más cerca de la televisión, puedes distraerte fácilmente”
Este espacio debe estar adaptado a todas las necesidades diarias. Posibilita que el teletrabajador elija de manera autónoma su lugar de trabajo en donde el individuo se sienta más cómodo. El trabajo a distancia brinda a las personas que quieren ejercerlo de manera independiente, fomenta el autoempleo (5).
Para los distractores en casa, es necesario tener límites, que se pueden poner con uno mismo. Cuando son por otras personas, conversa con ellas buscando su comprensión. Quien tiene niños en el hogar, una red de apoyo es una buena solución. La ayuda mutua es un pilar esencial. Ello puede ayudar a formar un entorno agradable para trabajar desde casa.
Dé a sus equipos las herramientas adecuadas para trabajar
Al igual que en un empleo presencial, los trabajadores cuenta con las herramientas necesarias para su trabajo. Es igual de importante que las posean en el hogar. El trabajo virtual puede ir acompañado de desafíos tecnológicos, grandes cargas de trabajo, relaciones disminuidas entre el gerente y los empleados, bajos niveles de conexión social y la difuminación de la frontera entre el trabajo y el hogar (1).
Por lo que los gerentes deben tener en cuenta las necesidades que pueden presentar sus empleados. Además, el que las personas cuenten con las herramientas necesarias fomenta la colaboración. Ayudando a mejorar la eficiencia, a sentirse conectados entre todos. Estas herramientas pueden ayudar a crear ese ambiente de responsabilidad compartida.
| Herramienta | Utilidad |
|---|---|
| EffiWork | Software de medición de productividad. El cual recopila la actividad que cada trabajador realiza desde su computadora. Permitiendo evaluar su rendimiento. |
| Zoom | Permite realizar reuniones a distancia con varios usuarios conectados. Además, puede utilizarse desde computadoras hasta celulares. Lee más sobre Zoom aquí. |
| Google Drive | Adecuada para el almacenamiento en la nube. Varios usuarios pueden observar los documentos y realizar ediciones del mismo. Lee más sobre Google Drive aquí. |
| Trello | Organización y gestión de trabajos. Además, es adecuado para entornos colaborativos, con diseño en formato de bloc de notas. Perfecto para mantener un orden, asignar tareas y dar seguimiento en el desarrollo de los trabajos. Lee más sobre Trello. |
Verifique regular o diariamente con sus equipos remotos a través de videoconferencias
A pesar de los grandes beneficios que trae el trabajo tanto para las empresas como para los trabajadores. Es necesario tener en cuenta lo mucho que puede afectar la interacción social. Desde el punto de vista social, la imagen del teletrabajador se ve afectada por su reducida visibilidad frente a sus co-trabajadores presenciales (2).
Los seres humanos somos seres sociales, el estar en contacto con otras personas es necesario.
Para muchos trabajadores la relación con sus compañeros de trabajo son importantes. Por lo que los gerentes deberían realizar videoconferencias para ayudar a combatir la sensación de soledad y aislamiento. Pueden ser utilizadas para algo más que tratar temas únicamente de trabajos.
La informalidad y las conversaciones sociales ayudan a mantener las conexiones entre los trabajadores. Así mismo, los mismos gerentes, pueden incentivar estas conversaciones entre los empleados. Utilizando diferentes canales que para que puedan interactuar entre ellos.
Echa un vistazo a las mejores herramientas para videoconferencia.
Adopte cierta flexibilidad en su definición de las horas de trabajo
La llegada a la oficina inicia y termina a la misma hora para todos los trabajadores. Aunque lo que no se toma en cuenta en la presencialidad, es que no todas las personas son productivas al mismo tiempo. Hay horas en las que el cuerpo se siente más descansado o más flojo. Lo que puede reducir la productividad, porque los empleados no están dando su mejor esfuerzo.
Es por ello que el trabajo a distancia, ha tenido grandes resultados para las empresas. Puesto que, las personas deciden cuando el mejor momento para comenzar sus tareas laborales. Cada uno de nosotros tiene un ritmo personalizado conocido como un cronotipo: un temporizador interno que rige las horas en las que, por naturaleza, dormimos o estamos más alerta (9).
Está libertada abre las puertas a una mayor eficiencia. Además, los gerentes pueden aprovechar para obtener una mayor productividad de sus trabajadores. Los cuales estarán dando su mejor esfuerzo durante el tiempo y momento que decidan que es adecuado para ellos.
Incentivar el mantener hábitos saludables
Alejarse de la rutina puede ocasionar la pérdida de hábitos saludables. Por lo que es necesario incentivar los momentos de relajación y descanso. El cerebro es como cualquier otro músculo. Necesita descansar. Sal a caminar, haz algo de ejercicio, estírate. Entonces vuelve al trabajo (8).
Todos necesitamos combustible para continuar llevando a cabo las tareas diarias.
Por lo que se vuelve necesario tener también espacios softseating. El objetivo es crear una zona tranquila donde puedan desconectar y relajarse durante un rato. Aumentando la productividad y la creatividad. Así mismo incentiva la buena alimentación.
Organizar sus actividades laborales del día
El tiempo es un recurso limitado por el cual a que sacarle el mayor provecho posible. Hay cosas que pueden generar que nos atrasen o no sumen importancia en realizarlas. Las cuales pueden terminar atrasándonos, generando entregas apresuradas, una vida laboral desequilibrada, tensión y ansiedad.
Por lo que manejar sus actividades diarias ayuda a tener un control sobre cada una de las actividades. Permitiendo formar una rutina por la cual el trabajador se motive a cumplir. Elimine las tareas esenciales cuando tenga mucha energía y ocúpese de las tareas menos importantes cuando esté menos motivado (7). Existen herramientas que pueden ayudar a los trabajadores a manejar mejor su tiempo.
Echa un vistazo a las mejores herramientas para gestionar el tiempo.
| Herramienta | Utilidad |
|---|---|
| Clear | Lista de tareas, ayudando a ver las metas como pasos a realizar. Se puede organizar por temáticas. Con una interfaz personalizable. |
| Clara | Aplicación de correo electrónico que organiza reuniones. Las establece por medio de los correos de manera automática. |
| Wunderlist | Aplicación de lista colaborativa, que permite organizarte con el equipo de trabajo. Se pueden asignar tareas, establecer fechas y recordatorios para el grupo. Lee más sobre Wunderlist aquí. |
| RescueTime | Analiza lo que realizas en el día, eliminando cualquier distracción para tener mayor concentración. Ayuda a lograr los objetivos y bloquea sitios que animan a procrastinar. Lee más sobre RescueTime aquí. |
Fomentar la responsabilidad y cuidar la motivación
El trabajador mantiene sus responsabilidades desde el trabajo a distancia. Es parte del gerente promover el mantenimiento de las mismas. A través, de la comunicación y construyendo un compromiso por ambas partes.
Así mismo, el aislamiento que pueden sentir los trabajadores por estar en casa, puede generar desmotivación. Se debe incentivar espacios de encuentro y esparcimiento entre las personas teletrabajadoras y las personas que trabajan de forma presencial en la empresa, con el fin de evitar el aislamiento (6).
La retroalimentación ayuda a mejorar el proceso laborar. Puede aumentar el rendimiento de los trabajadores, para alcanzar un mayor potencial. Así mismo es necesario que se respeten los tiempos de descanso evitando llamadas y mensajes fuera el tiempo laboral. Ello para que no interrumpan los momentos de descanso del empleado.
¿Cómo evaluar la eficiencia del trabajo a distancia?
La evaluación a los trabajadores resulta imprescindible si se desean obtener buenos resultados y mantener la eficiencia. Así mismo, es necesario tener en cuenta que los empleados se deben adaptar a este nuevo método. Por lo que para saber si este funciona para la empresa es necesario evaluar el rendimiento de los empleados. Es fundamental organizar, documentar y difundir los días y horarios asignados a cada puesto/empleado (3).
Establecer objetivos claros y realistas
Antes de comenzar con el trabajo a distancia, es necesario establecer metas entre los empleados. Estas pueden ser tanto en equipo como específicas a su área. Definir contractualmente las responsabilidades que tendrán los teletrabajadores, para que con base en ello se determinen los objetivos por cumplir y métricas sobre las cuales se les hará el seguimiento (4).
No debemos omitir este paso, mantener a los trabajadores preparados es importante para el éxito de sus funciones. Además, es fundamental que estos objetivos sean claros para los empleados. Te puedes ayudar a establecerlos utilizando los criterios SMART.
Analizar las tareas más relevantes
Organizar las tareas según sus prioridades, aumenta la productividad entre los trabajadores. Puesto que los motiva a ir terminando cada vez más rápido. Además, ello permite que se eliminen aquellas actividades que no aportan relevancia a los trabajos y que más bien atrasan para las que son necesarias.
Así mismo hay que tomar en consideración programas y herramientas que faciliten el trabajo. Es decir, utilizar métodos que permitan ahorrar el estar enviando por correo archivos. Existen herramientas en los cuales estos se pueden compartir con todos los trabajadores. Así cada trabajador puede hacer cuando lo necesite. Tener en cuenta estos pequeños aspectos ayudan a facilitar las labores y que los empleados se concentren en las más importantes.
Registrar las horas trabajadas
Este es uno de los aspectos que mejor que se pueden mediar. En la actualidad existen muchos sistemas que permiten que se pueda registrar la hora de entrada y salida de los empleados. Sin importar si el trabajador acuerda un horario flexible, es necesario mantener un control sobre la cantidad de horas.
Se debe utiliza mayormente a obtener un registro del tiempo que dedica a las actividades diarias y tener un control. Que tanto los trabajadores estén aprovechando estas horas se van a ver reflejadas dentro del alcance de los objetivos.
Conclusión
Luego del 2021, la forma de trabajar cambió complemente. Por lo que es importante adaptarse a los cambios de la mejor forma posible. Cada persona es diferencia y para todas no va a ser lo mismo trabajar desde la distancia. Así como también encontrar la manera de continuar otorgando el mejor trabajo para la empresa. Por lo que se vuelve fundamental el apoyo que los gerentes otorguen durante el proceso.
Tomando en cuenta los puntos mencionados, este nuevo método puede resultar muy beneficioso para todos. Por lo tanto, la comunicación se vuelve en una herramienta adecuada. Mantener la eficiencia es el trabajo a distancia puede ser sencillo si sabemos manejar y animar a los trabajadores. Este nuevo método puede dar los resultados deseados si se sabe escuchar a los demás.
Referencias
1. Vera Reino JL, García Valenzuela XSM. Nuevas estrategias organizacionales que el liderazgo ejercerá en un escenario de trabajo a distancia por Covid-19 [Internet]. [Universidad del Azuay]; 2021 [2022].
Fuente
2. Oszlak O. Trabajo remoto: hacer de necesidad virtud. INAP [Internet]. 2020 Jul;1–24.
Fuente
3. Barboza VK. Teletrabajo, Liderar y Trabajar en equipos a distancia [Internet]. 1st ed. Buenos Aires: Editorial Dunken; 2013. [2022]
Fuente
4. Ulate Araya R. Teletrabajo y su impacto en la productividad empresarial y la satisfacción laboral de los colaboradores: tendencias recientes. Tecnología en Marcha. 2020;
Fuente
5. Lozada Elizande LC. El Teletrabajo: Una modalidad de trabajo eficiente que se impone como tendencia global [Internet]. [Universidad Militar Nueva Granada]; 2016 [cited 2022].
Fuente
6. Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Guía Técnica para la Implementación del Teletrabajo en las Empresas [Internet]. Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. 2018 [2022].
Fuente
7. Ho L. How to Work From Home: 13 Tips to Stay Productive. LifeHack [Internet]. 2020 Sep [2022]
Fuente
8. O’Hara C. 5 Ways to Work from Home More Effectively. Harvad Business Review [Internet]. 2014; [2022]
Fuente
9. Laber-Warren E. Por un horario flexible de trabajo. New York Times [Internet]. 2022 Mar 20 [2022]
Fuente
