Aktuelle Studien über Meetings zeigen deutlich, dass wir derzeit ein Problem mit ineffiziente Besprechungen haben. Wir verbringen zu viel Zeit in Meetings, und die eigentliche Arbeit leidet darunter. Je mehr Teilnehmer eine Besprechung hat, desto mehr wirkt sich das Problem auf die Leistung des gesamten Unternehmens aus.
Aber warum haben wir überhaupt so viele Meetings? Wir haben 5 Kernprobleme aktueller Meetings analysiert, welche wir dir in diesem Artikel näher erläutern möchten.
Zu viele Meetings: Löse diese 5 Kernprobleme in deinem Team
Problem 1: Keine Regeln für Besprechungen
Zu viele Besprechungen in einem Unternehmen oder Team sind in der Regel nicht die eigentliche Ursache, sondern eher eine direkte Folge mehrerer Probleme.
Wir sehen oft, dass es in Unternehmen keine festen Regeln für Besprechungen gibt. Besprechungen werden als Standardkommunikation akzeptiert, und in einigen Unternehmen und Teams ist es Managern durchaus erlaubt, willkürlich Besprechungen mit ihrem Team anzusetzen. Oftmals werden die Mitarbeiter gar nicht wirklich gefragt.
Wenn du als Manager oder Unternehmer das Problem der zu vielen Besprechungen angehen willst, solltest du im ersten Schritt auf der obersten Ebene beginnen. Nur wenn alle wichtigen Entscheidungsträger im Unternehmen mit an Bord sind, kann eine echte und nachhaltige Veränderung stattfinden.
Wie kannst du vorgehen?
Zu Beginn empfehlen wir, dass jedes Teammitglied seine wöchentlich in Meetings verbrachte Zeit aufzeichnet. Das gibt einen guten Einblick in die tatsächliche Zeit, die pro Woche in Meetings verbracht wird.
Anschließend könnt ihr gemeinsam überlegen, welche Regeln für Meetings im Unternehmen aufgestellt werden könnten, um die Anzahl der Besprechungen zu reduzieren.
Problem 2: Keine asynchrone Kommunikation in deinem Team
In der Teamkommunikation wird zwischen asynchroner und synchroner Kommunikation unterschieden.
Vereinfacht gesagt, entspricht die synchrone Kommunikation in unserem Fall den Live-Meetings, während die asynchrone Kommunikation etwa eine E-Mail, eine Slack-Nachricht oder eine Notiz auf dem Schreibtisch deines Kollegen sein kann.
Bei der asynchronen Kommunikation gibt es einen Zeitunterschied zwischen dem Senden und dem Empfangen der Nachricht, und jeder Einzelne kann entscheiden, wann er eine Nachricht liest oder darauf antwortet.
Beide Arten der Kommunikation haben ihre Vor- und Nachteile. Bei emotionaleren Themen oder wichtigen Entscheidungen empfiehlt es sich, die synchrone Kommunikation zu nutzen.
Hier erfährst du mehr über den Unterschied zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation.
Unserer Meinung nach gibt es in der heutigen Welt zwei Lager:
die Async-Befürworter, die alle Meetings abschaffen und alles über Slack, Asana, Trello oder Jira lösen wollen und die eher altmodischen Manager, die für jede Kleinigkeit jemanden anrufen oder ein Meeting einberufen.
Wir glauben, dass die beste Art der Kommunikation genau in der Mitte liegt. Nach unserer Philosophie sollten Meetings aus einem asynchronen und einem synchronen Teil bestehen.
Wir unterscheiden zwischen:
- FYI (For your information)
- Gesprächsthemen
- Check-ins
FYI-Punkte auf der Tagesordnung werden ausschließlich asynchron behandelt. Sie dienen dazu, die Teammitglieder über ein bestimmtes Ereignis oder eine Situation zu informieren und müssen in der Live-Besprechung nicht verbal erwähnt werden.
Check-ins können asynchron und synchron behandelt werden. Für weniger komplexe Themen (z. B. die Entscheidung, ob Text A oder B für die nächste Werbekampagne besser geeignet ist) kann ein kurzer, organisierter schriftlicher Austausch ausreichen. Bei wichtigen Entscheidungen sollte die synchrone Kommunikation bevorzugt werden.
Komplexe Gesprächspunkte werden synchron besprochen.
Eine schriftliche Vorbereitung des Check-ins oder der Gesprächspunkte sorgt jedoch dafür, dass die synchrone Kommunikation viel effizienter verläuft und sich jeder Teilnehmer vorher intensiv mit dem Thema beschäftigt hat.
Problem 3: Keine Vorbereitung des Meetings
Sei ehrlich: Wie viel Zeit verbringst du normalerweise mit der Vorbereitung eines Meetings? Wahrscheinlich selten mehr als 10-15 Minuten. Das ist auch einer der Gründe, warum es in deinem Team oder Unternehmen zu viele Meetings gibt. Entweder habt ihr, wie in Punkt 1 beschrieben, noch keine Regeln für Besprechungen, oder die Regeln, die ihr habt, beinhalten keine Vorbereitung.
Unvorbereitete Meetings bedeuten, dass die Teilnehmer/innen unnötig Zeit damit verschwenden, das Meeting zu strukturieren.
Keine Tagesordnung?
Oh, worüber sollten wir denn heute reden?
Müssen wir eine wichtige Entscheidung treffen?
Oh, haben sich überhaupt alle mit den Fakten vertraut gemacht, damit wir eine sinnvolle Entscheidung treffen können?
Unserer Meinung nach gibt es drei Stufen, auf denen Meetings vorbereitet werden sollten:
Stufe 1: Keine Vorbereitung der Besprechung.
Wie gerade beschrieben, ist das die schlechteste Art, ein Treffen abzuhalten. Es wird unnötig Zeit mit der Suche nach Themen und aktuellen Engpässen verschwendet. Entscheidungen werden oft verzögert, weil sich die Teilnehmer/innen nicht richtig mit dem Thema vertraut gemacht haben.
Stufe 2: Einfache Besprechungsagenda
Wahrscheinlich befindest du dich mit deinem Team oder Unternehmen auf dieser Stufe. Dir ist bewusst, dass Meetings eine Tagesordnung brauchen. Deshalb schickst du als Führungskraft ein paar Stunden vor dem Meeting eine Tagesordnung an alle Teilnehmer/innen – zum Beispiel über Slack, Microsoft Teams oder ganz klassisch per E-Mail.
Glückwunsch, denn du hast bereits ein großes Problem mit ineffizienten Meetings erkannt. Es gibt aber noch eine bessere Möglichkeit, sich gründlich auf Meetings vorzubereiten. Wir beschreiben dies in Stufe 3.
Stufe 3: Gemeinsame Meeting-Agenda
Diese Stufe ist die höchste Kunst der Besprechungspraxis. Indem du den Teilnehmern nicht einfach die Tagesordnung zuschickst, wie in Stufe 2 beschrieben, sondern sie aufforderst, aktiv zur Tagesordnung beizutragen, stellst du sicher, dass sich jeder Teilnehmer intensiv mit den Themen des Tages beschäftigt hat.
Außerdem stellst du sicher, dass kleinere Tagesordnungspunkte oder weniger komplexe Probleme vor dem eigentlichen Treffen gelöst werden können. Das spart Zeit und reduziert den Gesprächsstoff im Live-Meeting.
Hier erfährst du mehr zur Meeting-Agenda.
Problem 4: Keine Meeting-Automatisierung
Wahrscheinlich hast du bereits zahlreiche nützliche Tools in deinem Unternehmen oder Team, die dir den Arbeitsalltag erleichtern. Vielleicht hast du auch schon mit Automatisierungen gearbeitet, die dir helfen, Prozesse zu strukturieren oder sicherzustellen, dass sie von deinen Mitarbeitern oder Teams korrekt ausgeführt werden.
Aber hast du auch Automatisierungen, die dir bei deinen Meetings helfen?
Damit meine ich keine künstliche Intelligenz, die dir durch Sitzungsprotokolle noch mehr Arbeit macht, sondern wirklich nützliche Automatisierungen, die dafür sorgen, dass die Sitzungen effizienter ablaufen.
Wie könnten solche Automatisierungen aussehen?
Ein anschauliches Beispiel sind Lesebestätigungen. Wenn du Tagesordnungspunkte erstellst, die nur als “FYI” gedacht sind, möchtest du sie vielleicht nicht mündlich in der nächsten Live-Besprechung erwähnen, um Zeit zu sparen. Du willst aber trotzdem sicherstellen, dass jeder im Team diese “FYI-Punkte” gesehen hat. Hier kommt eine Automatisierung ins Spiel, die dafür sorgt, dass in der Live-Besprechung nur die Punkte angezeigt werden, die nicht von allen Teilnehmern als gelesen markiert wurden.
Wir haben bereits die kollaborative Meeting-Agenda erwähnt. Auch hier können Automatisierungen sehr nützlich sein. Du kannst sicherstellen, dass jeder Teilnehmer seine schriftlichen Kommentare rechtzeitig vor dem nächsten Meeting abgibt.
Außerdem kannst du mithilfe von Automatisierungen Themen, die nicht vollständig behandelt wurden, automatisch auf den nächsten Termin verschieben – eine sehr nützliche Funktion für wiederkehrende Teambesprechungen.
Problem 5: Schlechter Informationsfluss und Informationsmangel
Die Hauptgründe für zu viele Meetings haben wir bereits genannt. Es gibt jedoch noch weitere Faktoren auf einer höheren Ebene, die zum Besprechungswahn beitragen können.
Als Führungskraft solltest du versuchen, herauszufinden, warum die Leute Meetings einberufen. Unserer Erfahrung nach ist ein Grund für viele unnötige Meetings ein Mangel an Informationen. Um dieses Problem zu vermeiden, solltest du dafür sorgen, dass wichtige Informationen jederzeit abrufbar sind.
Wir setzen vor allem auf eine zentrale Informationsspeicherung, wie z.B. ein Unternehmens-Wiki, um dieses Problem zu lösen. Du kannst ein solches Firmenwiki auch für deine Meetings nutzen.
Zusammenfassung
Es hat sich gezeigt, dass zu viele Meetings einen negativen Einfluss auf die Teamleistung haben. Sie können auch ermüdend sein und deine Teammitglieder von der wirklich wichtigen Arbeit ablenken. Gleichzeitig sind Meetings ein nützliches und notwendiges Konzept, ohne das ein Unternehmen nicht funktionieren kann.
In unserem Artikel haben wir dir einige effektive Strategien vorgestellt, mit denen du die Anzahl der Besprechungen in deinem Unternehmen reduzieren kannst. Wenn du mehr über unsere Philosophie erfahren möchtest, findest du weitere Informationen auf unserer Website ZipDo.
