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So reduzierst du die Anzahl deiner Meetings

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Arbeitstreffen machen zwischen 7 und 15 % des wöchentlichen Arbeitstages aus. Sie sind ein Treffpunkt, an dem die Teammitglieder einander kennenlernen, sich austauschen und gemeinsame Punkte vereinbaren können, um Ziele zu erreichen (1).

Sie sind ein Kostenfaktor für die Organisation, da sie von den Einberufenen Zeit erfordern, die für die Erledigung der täglichen Aufgaben genutzt werden kann. Außerdem erfordern sie Vorbereitung, Nachbereitung und Kontrolle der Ergebnisse. In diesem Artikel geben wir einen Überblick über das Thema und Tipps, wie du sie für die Produktivität deines Teams nutzen kannst.

Das Wichtigste in Kürze

  • Hier sind 8 Tipps, um Meetings zu einem Produktivitätswerkzeug zu machen.
  • Nutze die Technologie zu deinem Vorteil und lerne mit uns über Tools für das Management von Meetings und Arbeitsteams.
  • Du wirst wissen, wie du effektive Meetings vorbereiten, entwickeln und einberufen kannst.

Tipps zur Reduzierung der Anzahl von Meetings

Zeitmanagement, die Anzahl der Meetings pro Tag und die Ersetzung dieser durch massive und alternative Kommunikationsmechanismen sind einige Möglichkeiten, um eine optimale Leistung in den Teams zu erhalten. Andererseits sind sie nützlich, um Ziele zu setzen und Probleme zu lösen (1).

1. Zuteilung von Zeit für die wichtigsten Aufgaben

Zeit ist eine wertvolle Ressource; ihr richtiges Management steigert die persönliche und die Teamproduktivität. Heutzutage gibt es viele Hilfsmittel, die uns die Möglichkeit geben, die Zeit zu managen. In der folgenden Tabelle findest du einige kostenlose Tools, die dir helfen, sie optimal zu verwalten.

Zeitmanagement-ToolsVerwendbarkeit / NutzungLink
Tomato TimersErmöglicht die Anwendung der Pomodoro-Technik, um eine größere Zeiteffizienz zu erreichen. Die Technik besteht darin, die Arbeitszeit in 25-Minuten-Intervalle einzuteilen, mit 5-Minuten-Pausen am Ende jedes Intervalls.http://www.tomatotimers.com/
TrelloDieses Tool ermöglicht die Erstellung von Boards. Das Modell ist ähnlich wie Kanban, mit dem zusätzlichen Vorteil, dass man eine Liste von Aufgaben und ein Zeitlimit für ihre Erledigung zuweisen kann, neben anderen Funktionen, die ein optimales Zeitmanagement ermöglichen.https://trello.com/
AsanaDies ist eine gute Alternative, um Aufgaben zu priorisieren. Es wird auch verwendet, um den Arbeitsablauf von Projekten zu verfolgen.https://asana.com/
EvernoteIndem du den erstellten Notizen Tags zuordnest, kannst du die Wichtigkeit der Aufgaben bestimmen. So lässt sich bestimmen, welche Aufgaben Priorität haben.https://www.evernote.com/
Remember The MilkDiese Anwendung ordnet die täglichen Aufgaben nach Wochen. Außerdem kannst du damit persönliche und Arbeitslisten erstellen.https://www.rememberthemilk.com/

Zu den Methoden für ein gutes Zeitmanagement gehört auch die Eisenhower-Matrix. Dieses Tool ermöglicht die Priorisierung von Aufgaben, um die Aufmerksamkeit auf die wichtigsten zu lenken.

Die Matrix teilt die Aufgaben in vier Quadranten ein. Die Tätigkeiten, die in die Kategorie “dringend” und “wichtig” fallen, sollten zuerst erledigt werden, da sie Priorität haben. Andererseits gibt es Online-Ressourcen, mit denen du die Vorlagen der Eisenhower-Matrix anpassen kannst.

Mit diesem Tool lassen sich Aufgaben nach Prioritäten ordnen, um die Aufmerksamkeit auf die wichtigsten zu lenken (Quelle: Camila Barrera/ Gitnux)

Die Organisation von Aktivitäten nach ihrer Wichtigkeit ermöglicht es, die Aufmerksamkeit bei Arbeitstreffen auf das zu lenken, was wirklich wichtig ist. Gleichzeitig ist sie ein Indikator für die Anzahl der notwendigen Treffen, bei denen die Anwesenheit des gesamten Teams erforderlich ist.

2. E-Mail und Teamwork-Anwendungen nutzen

Arbeitsbesprechungen sind ein nützliches Kommunikationsinstrument, wenn Feedback erforderlich ist. Ansonsten gibt es andere, schnellere und effizientere Möglichkeiten, Informationen an das Team weiterzugeben.

Arbeitstreffen sind ein nützliches Kommunikationsmittel, wenn Feedback erforderlich ist (Quelle: Camila Barrera/ Gitnux)

Um die Zahl der persönlichen Treffen zu reduzieren, muss man herausfinden, welche Arten der Kommunikation Geschäftsbesprechungen ersetzen können. Darüber hinaus gibt es Tools, die den direkten Kontakt mit den Beschäftigten und eine sofortige Reaktion ermöglichen.

Zu den Online-Tools, die die Teameffizienz fördern, indem sie eine Fernsynchronisation zwischen den Mitarbeitern ermöglichen, gehören Cloud-Dienste wie Nudge, Joyous, Visibly, Dropbox, Google Drive und OneDrive. Auf der anderen Seite gibt es Desktop-Anwendungen mit direkten Kommunikationsmöglichkeiten wie Slack und Teams.

3. Sag nein zu Meetings, wenn es nötig ist

Gib dem Team die Freiheit, Arbeitsbesprechungen abzulehnen, wenn sie die Erledigung ihrer täglichen Aufgaben behindern. Das sorgt nicht nur für mehr Flexibilität bei der Teilnahme, sondern steigert auch die Produktivität. Andererseits ist es notwendig, Kommunikationskanäle bereitzustellen, um die Teams zu koordinieren (1).

Es ist notwendig, die Wichtigkeit von Meetings zu bestimmen, um festzulegen, welche Meetings eine Anwesenheitspflicht erfordern. Gleichzeitig sollte berücksichtigt werden, dass sporadische Sitzungen, bei denen dringende Angelegenheiten behandelt werden müssen, im Voraus geplant werden sollten (1).

4. Schlage einen besprechungsfreien Tag vor

Ein besprechungsfreier Tag pro Woche ermöglicht einen kontinuierlichen Arbeitsfluss. Dieser Tag ist notwendig, damit die Beschäftigten genügend Zeit haben, um die Aufgaben ihrer Position zu erfüllen. Außerdem wird vorgeschlagen, virtuelle Besprechungen auszulassen, damit sich das Team auf das Tagesgeschäft konzentrieren kann.

Um den besprechungsfreien Tag festzulegen, ist es ratsam, die Meinung des Teams einzuholen. Um ihre Position zu kennen, sollten sie sich auf eine gemeinsame Zeit einigen, in der sie die Möglichkeit haben, GTD (Getting Things Done) einzuhalten. Das heißt, alle Aufgaben zu erledigen.

5. Erstelle eine Tagesordnung für jedes Treffen

Es wird empfohlen, dass sich die Treffen auf konkrete Ziele konzentrieren. Denn diese sind die Grundlage für den Plan, der den Hauptteil des Treffens ausmachen wird. Gleichzeitig ist es wichtig, die Informationen präzise zu formulieren und genaue Punkte auf der Tagesordnung zu vereinbaren, zu denen die Partner ihre Meinung äußern können.

Es ist hilfreich, eine Gliederung des Treffens zu erstellen, um sicher zu sein, welche Themen besprochen werden sollen. Durch die Planung lässt sich die Zeit optimal nutzen und die Punkte, für die das Treffen einberufen wurde, schneller abschließen.

6. Halte täglich kleine Meetings ab

Zeit ist ein Faktor, der bei Arbeitsbesprechungen berücksichtigt werden muss. Wenn du die Informationen mit Nachdruck vermittelst und dich auf die wichtigen Themen konzentrierst, erhöht sich die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter/innen auf das, was wichtig ist.

Indem du Informationen festhältst und Aktivitäten, Aufgaben, Lösungen und Aktionspläne genau ausrichtest, kannst du die Kontrolle effektiv durchführen. Je mehr Zeit in Meetings verbracht wird, desto größer ist die Neigung zum Abschweifen und zur Ungenauigkeit.

7. Hol dir Feedback vom Team ein

Der Einsatz von Sprache und Wortspielen ist ein Instrument für erfolgreiches Feedback. Vor allem, wenn es darum geht, Ideen zu klären, Interaktionen und Beiträge zu würdigen, Bedenken auszuräumen oder Fragen zu stellen und Vorschläge zu machen (3).

Es ist ratsam, den Zeitplan an die verfügbare Zeit der Teilnehmer/innen anzupassen, die zu besprechenden Themen genau festzulegen und die Vereinbarungen dem gesamten Team bekannt zu machen.

Wenn unterschiedliche Standpunkte und Ideen diskutiert werden, ist es normal, dass es zwischen den Mitarbeitern zu Reibereien kommt. Außerdem ist es einfacher, eine Atmosphäre des Respekts und der freien Meinungsäußerung in der Arbeitsumgebung, insbesondere in Meetings, zu schaffen, wenn du Schlagworte formulierst, die es ermöglichen, das Ziel der Klärung und Definition der Botschaft zu erreichen.

Das Feedback sollte sich an den Parametern der Organisationskultur und den Werten des Unternehmens orientieren. Einige Fragen, die zu diesem Zweck verwendet werden können, sind (3):

  • Hast du …. in Betracht gezogen?
  • Ich frage mich, ob das, was du meinst, …. ist?
  • Vielleicht hast du schon darüber nachgedacht, aber ….?
Das Feedback muss auf die Parameter der Organisationskultur und die Werte der Organisation abgestimmt sein (Quelle: Camila Barrera/ Gitnux)

8. Planung und Einsatz der richtigen Arbeitsmittel

Arbeitstreffen können ohne vorherige Planung ineffizient sein. Andererseits ist es ratsam, den Zeitplan entsprechend der verfügbaren Zeit der Teilnehmer/innen festzulegen, die zu besprechenden Themen genau zu benennen und die Vereinbarungen dem gesamten Team bekannt zu machen.

Für jede Phase der Arbeitstreffen gibt es Tools, die den Arbeitsablauf und die Effektivität der Treffen erleichtern. Google Kalender, Google Keep, Trello und Evernote sind interaktive, öffentlich zugängliche Tools, die uns helfen, diese Ziele zu erreichen.

Was sind die Hauptgründe für ineffektive Meetings?

Einberufung großer Arbeitsgruppen, mehr als die erforderliche Zeit, keine festgelegte Tagesordnung, keine Nachbereitung und Kontrolle der Ergebnisse. Das sind die Hauptursachen für ineffektive Meetings in Unternehmen.

Was sind die Faktoren für ein effektives Meeting?

Die Anzahl der Teilnehmer/innen ist ein Aspekt, der den Umfang der Sitzung bestimmt. Ferner wird empfohlen, die Anzahl der Teilnehmer/innen zu begrenzen; kleine Gruppen ermöglichen eine aktive Beteiligung. Wenn das ganze Team über ein bestimmtes Thema Bescheid wissen muss, ist es besser, ein kostengünstigeres und massiveres Kommunikationsmittel zu verwenden (4).

Die Bestimmung des Zwecks der Besprechung ist der erste Schritt bei der Planung, und es gibt verschiedene Arten von Besprechungen (4):

  • Informative Treffen.
  • Meetings zur Entscheidungsfindung.
  • Meetings zur Präsentation eines Themas.
  • Problemlösungsbesprechungen.

Zu den Teilnehmern an einem Geschäftstreffen gehören (1):

TeilnehmerDefinitionRollen
Der Moderator, Leiter, Aufseher und Direktor.Dies ist die Person, die für die Vorbereitung und Leitung des Treffens sowie für die Einberufung zuständig ist.Er bereitet die Unterlagen vor, beruft die Teilnehmer ein und gibt dem Treffen einen Impuls, indem er die wichtigsten Punkte des Treffens und die getroffenen Vereinbarungen zusammenfasst.
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmerdie Mitglieder, die an der Versammlung teilnehmen, sind von entscheidender BedeutungSie sollten sich aktiv an der Versammlung beteiligen und ihre Meinungen, Beiträge und ihr Wissen zum Ausdruck bringen

Weitere Aspekte, die für die Wirksamkeit der Treffen berücksichtigt werden müssen, sind die Vorbereitung, d.h. die Aufstellung der Tagesordnung und die Einberufung der Teilnehmer/innen. Außerdem muss die Durchführung des Treffens und die Nachbereitung der Ergebnisse überwacht werden.

Hier findest du mehr zu effizienten Meetings.

Wie viele Meetings pro Tag sind wünschenswert?

Geschäftstreffen sind für Unternehmen mit Kosten verbunden. Sie nehmen den Mitarbeitern Zeit, die sie für die Entwicklung ihrer Arbeit nutzen könnten. Außerdem verursachen sie neben den täglichen Aufgaben eine zusätzliche mentale Arbeitsbelastung.

Die durchschnittliche Dauer von Meetings liegt zwischen 30 Minuten und 1 Stunde. Wenn mehr Besprechungen pro Tag erforderlich sind, sollten es nicht mehr als drei sein und in Abständen von 10 bis 15 Minuten stattfinden, damit die Aufmerksamkeit der Teilnehmer/innen erhalten bleibt.

Fazit

Meetings sind ein nützliches Instrument für das Feedback und den Wissensstand der Menschen, die zu den Arbeitsteams gehören. Je nach ihrem Zweck lassen sie sich in verschiedene Arten einteilen.

Es gibt informative Meetings, Meetings zur Entscheidungsfindung, zur Entwicklung von Teamplänen und zur Lösung von Problemen (4). Um die Ziele zu erreichen, ist die Beteiligung und der Austausch von Ideen zwischen den Teilnehmern notwendig (1). Die Effektivität hängt wiederum von Faktoren wie der Zeit und der Anzahl der Teilnehmer ab.

Referenzen

1. Pérez Gregorio MG. Business Meetings [Internet]. https://core.ac.uk/. Kern; 2016 [zitiert 2023]. Verfügbar unter: https://core.ac.uk/download/pdf/235858528.pdf
Quelle

2. Belanger J. Effektivere Geschäftsbesprechungen [Internet]. Google Books. Editorial Reverte; 1975 [zitiert 2022]. Verfügbar unter: https://books.google.com.co/books?hl=en&lr=&id=_6fvmqiQOS4C&oi=fnd&pg=PA1&dq=work+meetings&ots=oheynVA7U7&sig=yPm0TLPh1EIWRObnG-eFywvJ7Bw&redir_esc=y#v=onepage&q=meetings%20of%20work&f=false
Quelle

3. Wilson D. Feedback through the Pyramid [Internet]. fundacies.org . fundacies; 2019 [zitiert 2022]. Verfügbar unter: http://fundacies.org/site/wp-content/uploads/2019/08/Retroalimentacion-EdR.pdf
Quelle

4. TORRES RIVADEMAR LUIS. WORKING MEETINGS, HOW TO MAKE THEM PRODUCTIVE [Internet]. revistadyna.com. dyna; 2002 [cited 2023]. Verfügbar unter: https://www.revistadyna.com/busqueda/reuniones-de-trabajo-como-hacerlas-productivas
Quelle

5. Bélanger J. Effektivere Geschäftsbesprechungen [Internet]. proquest.com. Proquest; 2012 [zitiert 2023]. Verfügbar unter: https://www.proquest.com/openview/5e52d2e29bf7d1e8b14f075d8417b358/1?pq-origsite=gscholar&cbl=1818612
Quelle

6. Ander-Egg E. Teamwork [Internet]. Google Books. Progress; 2001 [zitiert 2023]. Verfügbar unter: https://books.google.com.co/books?hl=de&lr=&id=3X9ap9zweMAC&oi=fnd&pg=PA11&dq=work+meetings&ots=dNyFmMaykA&sig=sKgXqY6407C4xBb9dPzolUwcZvo&redir_esc=y#v=onepage&q=meetings%20von%20work&f=false
Quelle

7. Izquierdo C. Sozial-emotionales Verhalten in Lehrerarbeitsbesprechungen [Internet]. ddd.uab.cat. Journal Aula de Innovacion Educativa; 1998 [zitiert 2023]. Verfügbar unter: https://ddd.uab.cat/pub/artpub/1998/182974/aulinnedu_a1998n71p24.pdf
Quelle

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