In den letzten zwei Jahren hat sich die Art und Weise, wie wir arbeiten, stark verändert. Wir treffen uns jetzt auf drei Arten: hybrid, von Angesicht zu Angesicht und aus der Ferne. Wir können zwar nicht immer im selben Raum wie unsere Kollegen und Kunden sein, aber wir haben die Technologie gefunden, um Treffen und Besprechungen online zu organisieren und trotzdem produktiv zu sein!
Was früher eine Alternative zu persönlichen Gesprächen war, ist heute eine Ergänzung und wird bei der Arbeit immer häufiger eingesetzt. Es gibt unterschiedliche Vorlieben. Manche arbeiten besser in diesem Modus, weil sie eine Pause von der Arbeit zu Hause bekommen, lieber etwas mit Kollegen teilen und in gewisser Weise das Pendeln, den Verkehr, das Mittagessen in Restaurants usw. sparen können.
Das Wichtigste in Kürze
- Hybride Meetings sind eine innovative Form der Zusammenarbeit, die Elemente von persönlichen und virtuellen Erlebnissen in eine gemeinsame Veranstaltung einbindet und so allen Zielgruppen auf einfache Weise dient.
- Durch aktuelle Kommunikations- und Content-Delivery-Optionen erleichtert es die Teilnahme zwischen persönlichen und Online-Gästen, die sich gleichermaßen in die Diskussion einbringen und auf das Thema fokussiert bleiben. Alles geschieht in Echtzeit, so als ob sie nebeneinander sitzen würden.
- Hybride Meetings sind eine sichere Sache, um die Reichweite zu erhöhen und unterschiedliche Erfahrungen für das Publikum zu schaffen. Bei diesen Besprechungen wird die persönliche Anwesenheit mit der Online-Teilnahme kombiniert, sowohl für die Zuhörer/innen als auch für die Referent/innen.
Was du über das Hybrid-Meeting wissen musst
Viele Arten von Arbeit können von überall aus erledigt werden und viele Organisationen haben sich für ein hybrides Modell entschieden, eine flexible Arbeitsweise, bei der einige Teammitglieder im Büro sind, während andere zu Hause arbeiten. Mit der hybriden Dynamik kannst du entscheiden, welche Art von Meeting für dein Szenario am besten geeignet ist.
Was ist ein Hybrid-Meeting?
Das hybride Meeting ist ein persönliches Meeting, bei dem die Teilnehmer/innen herkömmliche Dolmetschtechnik verwenden und die Fernteilnehmer/innen eine Verbindung zu einer Plattform herstellen. Es handelt sich dabei um jede Art von Konferenz, Präsentation, Seminar oder Workshop, an der die Teilnehmer/innen sowohl virtuell als auch physisch teilnehmen können.
Indem sie Optionen für die Kommunikation und die Bereitstellung aktueller Inhalte bietet, erleichtert sie die Teilnahme von Gästen, die sich persönlich mit einem Thema beschäftigen. Alles geschieht in Echtzeit, als ob alle nebeneinander sitzen würden.
Was ist vor und während hybrider Besprechungen zu tun?
- Vorher: Die Teilnehmer können vor dem Treffen miteinander chatten und Inhalte austauschen. Diese Gespräche und Inhalte können direkt in die Besprechung eingebracht werden.
- Während der Besprechung: Sobald die Besprechung beginnt, können die Nutzer/innen eine Reihe von Funktionen nutzen, um die Aufmerksamkeit zu lenken, die Teilnahme zu fördern und die Einbeziehung der Teilnehmer/innen zu unterstützen.
Welche Ziele können erreicht werden?
Der Hauptvorteil einer hybriden Besprechungen ist ihre Flexibilität, sowohl für die Teilnehmer/innen als auch für die Organisator/innen. Da hybride Meetings für alle Teilnehmer/innen zugänglich sind, verringern sie die Zugangsbarrieren erheblich. Teilnehmer/innen, die nicht das Budget oder die Zeit haben, um zu reisen, können zum Beispiel online teilnehmen.
Hybride Veranstaltungen bieten auch die Möglichkeit, dein Publikum und deine Reichweite erheblich zu vergrößern. Eine größere Kapazität bedeutet mehr Möglichkeiten für Sponsoren, neben anderen finanziellen Vorteilen für die Organisation. Hybride Veranstaltungen vereinen die sozialen Elemente einer persönlichen Veranstaltung mit den Vorteilen der virtuellen Variante (5).
Wann sollte man sich für eine Präsenzveranstaltung, eine reine Fernveranstaltung oder eine Hybridbesprechungen entscheiden?
| Persönlich | Ganz aus der Ferne | Hybrid |
|---|---|---|
| Wenn es wichtig ist, Beziehungen aufzubauen und zu pflegen | Wenn das Publikum groß und breit gefächert ist und sich nicht am gleichen Ort befindet | Bei der Arbeit mit Teams in verschiedenen Zeitzonen |
| Wenn es sich um ein komplexes oder vertrauliches Thema handelt | Wenn die Besprechung oder Besprechung jederzeit eingesehen werden kann | Wenn das Thema des Meetings nicht komplex oder vertraulich ist |
Vor- und Nachteile von hybriden Veranstaltungen
Wir können einige Vorteile hervorheben, die hybride Veranstaltungen für Verbände und Unternehmen bringen können:
Vorteile
- Erreichen Sie ein größeres Publikum (persönlich + virtuell)
- Die Teilnehmer können alleine oder in kleinen Gruppen teilnehmen
- Bietet neue Inhalte und Kommunikation
- Bereitstellung neuer Inhalte und Kommunikation
- Vergrößerung der Reichweite von Botschaften durch die Wiederverwendung von Inhalten aus der Veranstaltung
- Content-Generatoren: sind darauf spezialisiert, die Interaktion zwischen den virtuellen Teilnehmern zu fördern
- Trainer: professionelle Ausbilder, die auf Online-Umgebungen spezialisiert sind
- Benutzerfreundlicher für neue Generationen
- Kann einen neuen Einnahmekanal schaffen (1)
Nachteile
- Man muss an ein ausreichend zuverlässiges Internet-Netzwerk denken, damit die Übertragung der Veranstaltung nicht ausfällt
- Sie sind anspruchsvoller: Du musst überlegen, wie du zwei Zielgruppen zufriedenstellst
Wie funktionieren hybride Meetings?
Der Redner/die Rednerin präsentiert den Inhalt vor dem gemischten Publikum, und die audiovisuelle Rede wird gleichzeitig an die Online-Zuschauer/innen übertragen. Die Zuschauer/innen können die Informationen diskutieren, während sie präsentiert werden, ohne den/die Redner/in zu unterbrechen, der/die per Text- oder Videochat oder durch digitales Heben der Hand angesprochen werden kann.
Die Planung eines hybriden Meetings ist einfach. Um ein erfolgreiches Meeting zu gestalten, muss man im Voraus planen und sicherstellen, dass alle Teilnehmer/innen Zugang zur Hard- und Software haben und über die richtigen Fähigkeiten verfügen (4).
Bei hybriden Meetings ist das symmetrische Format ideal für Mitarbeiterversammlungen; lokale und entfernte Teams interagieren vollständig miteinander, jeder hört und sieht den anderen und hat die Möglichkeit zu kommunizieren.
Woran erkennt man, dass es sich um eine hybride Besprechungen handelt?
Da hybride Meetings die besten Eigenschaften traditioneller und virtueller Meetings vereinen, werden sie häufig eingesetzt, um die Reichweite zu erhöhen und das Interesse zu steigern.
Hybride Besprechungen
Hier kannst du eine doppelte Face-to-Face-Erfahrung online (per Streaming) genießen. Diese Option reduziert die Anzahl der Personen, die am selben Ort versammelt sind, aber nicht die Anzahl der Teilnehmer/innen.
Da hybride Meetings die besten Eigenschaften traditioneller und virtueller Meetings vereinen, werden sie häufig eingesetzt, um die Reichweite und das Interesse zu erhöhen und gleichzeitig ein sicheres Erlebnis zu gewährleisten, indem die physische Präsenz reduziert wird und das Meeting trotzdem stattfinden kann
Virtuelle Besprechungen
Sie ermöglichen die Entwicklung verschiedener Plattformen, die für diesen Zweck entwickelt wurden(Zoom, Skype, Google, Hangouts, etc.), und bieten folgende Vorteile
- Mehrere Konferenzen zur gleichen Zeit abhalten.
- Teilnehmer/innen aus verschiedenen Ländern der Welt miteinander verbinden.
- Eine große Anzahl von Teilnehmer/innen im selben Raum zusammenbringen (3).
Hier lernst du mehr über virtuelle Meetings.
Was kann hybride Treffen beeinträchtigen?
- Sponsoren brauchen möglicherweise zusätzliche Beratung: Es ist schwierig, Sponsoren an Bord zu holen, wenn die Vorteile nicht gut erklärt werden. Lege ihnen eine Reihe positiver Daten vor und erläutere, wie sich die Teilnehmer/innen verhalten werden und welche Reichweite sie im Vergleich zu traditionellen Formeln erhalten.
- Potenzielle Konnektivitätsprobleme: Ein weiteres Problem, das auftreten kann, sind Konnektivitätsprobleme. Wenn dies der Fall ist, besteht die Gefahr, dass Teilnehmer/innen aus der Ferne demotiviert werden, da ihr Erlebnis unterbrochen wird. Recherchiere und entscheide dich für eine Plattform, die während der gesamten Veranstaltung eine stabile Verbindung bietet.
Vorteile von hybriden Besprechungen
Die Vorteile dieser Art von Treffen sind zahlreich, denn der Return on Investment (ROI) ist hoch, die Beteiligung über verschiedene Geräte steigt, was den Wert der Besprechung erhöht. Die Virtualität ermöglicht es uns, ein Publikum aus allen Ecken der Welt zu erreichen, und sie beseitigt auch Barrieren und ermöglicht es uns, ein viel konzentrierteres Publikum anzusprechen.
Bei einer hybriden Meetings kannst du an Workshops, Konferenzen und Schulungen teilnehmen, sowohl online als auch vor Ort
Die Teilnahme an dieser Art von hybriden Meetings begünstigt die persönliche Teilnahme, da du keine Beschränkungen hinsichtlich der Sitzplatzkapazität, der Anreise, der Unterkunftskosten oder der Reisekosten beachten musst.
Tipps, wie man hybride Besprechungen organisiert und erfolgreich ist
Fazit
Nach zwei Jahren der Pandemie können wir feststellen, dass diese große Veränderung neue technologische Lösungen, akademische Lösungen, soziale Treffen usw. hervorgebracht hat. Sie sind da, um zu bleiben. Manchmal sind es Verpflichtungen, manchmal sind es Ergebnisse, wie im Fall der hybriden Veranstaltungen.
Die Einschränkungen der Mobilität zwischen den Ländern haben andere Arbeitsmodelle hervorgebracht. Hybride Veranstaltungen wurden gefördert und sind eine neue Art des Marketing . Sie haben auch den traditionellen Face-to-Face-Besprechungen eine neue Dynamik verliehen und weisen auf eine komplett virtuelle Zukunft hin, in der vielleicht weniger physische Besprechungen stattfinden.
Referenzen
1. Samancas Cruz, M., & Hernández Martín, R. (2020, Juli). Post-COVID-19-Tourismus. Überlegungen, Herausforderungen und Chancen. Universität von La Laguna-Spanien. Abgerufen am 11. November 2022
Quelle
2. Gálvez Clavijo, I. (2015, März 4). Eine Veranstaltung auf Facebook erstellen. Facebook für Unternehmen und Unternehmer. Abgerufen am 11. November 2022
Quelle
3. Arrogante Ramírez, A. B. (2022, März 11). Organisation von Unternehmenstreffen und Veranstaltungen. Organisation von Unternehmensveranstaltungen. Abgerufen am 11. November 2022
Quelle
4. Allen, J. A. (2021, November). Logitech – Google Meet/University of Utah Solutions. Gleichberechtigte hybride Meetings schaffen: Ein praktischer Leitfaden. Abgerufen am 11. November 2022
Quelle
5. Piza, H. (2022, 23. März). Ein guter Leitfaden für die Wahl deines Veranstaltungsformats. Linkedin.com. Abgerufen am 11. November 2022
Quelle
