Freistellungsbescheinigung: Wann wird sie benötigt und warum ist sie wichtig?

Wer ein Bauunternehmen oder einen Handwerker beauftragt, ist dazu verpflichtet eine Bauabzugssteuer an das Finanzamt zu zahlen. Dieser Umweg und extra Formalitäten können vermieden werden, wenn eine Freistellungsbescheinigung vorliegt. Diese hat den Vorteil, dass der Auftraggeber weniger Komplikationen hat und der Auftragnehmer mehr Geld bekommt.

In unserem Ratgeber haben wir alle wichtigen Informationen zu dem Thema Freistellungsbescheinigung für dich zusammengesucht. Die wichtigsten Fragen haben wir beantwortet, um dir so gut wie möglich zu helfen dich mit dem Thema auseinanderzusetzen und alle Unklarheiten aufzuklären. Mit diesem Wissen wollen wir sicherstellen, dass du so gut wie möglich vorbereitet bist, solltest du diese Bescheinigung in Zukunft brauchen.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Freistellungsbescheinigung kann von einem Handwerker oder einem Unternehmen ganz einfach beim Finanzamt angefordert werden.
• Es gibt unterschiedliche Arten von Freistellungsbescheinigungen mit verschiedenen Laufzeiten.
• In manchen Fällen wird weder die Bauabzugssteuer fällig, noch ist die Vorlage der Freistellungsbescheinigung dringend notwendig.

Hintergründe: Was du über die Freistellungsbescheinigung wissen solltest

Um dich so gut wie möglich darüber zu informieren, was du zur Freistellungsbescheinigung wissen solltest, haben wir dir im Folgenden alle wichtigen Informationen zu diesem Thema herausgesucht und verschiedene Fragen ausführlich erklärt.

Was ist die Freistellungsbescheinigung zum Steuerabzug bei Bauleistungen nach § 48b EStG?

Wenn ein Unternehmer ein Bauunternehmen beauftragt oder eine Bauleistung erhält, fällt die Bauabzugssteuer an. Diese ist dazu da, illegale Beschäftigung im Baugewerbe einzudämmen. Bauleistungen schließen generell alle Arbeiten ein, die mit der Herstellung, Instandsetzung, beziehungsweise Instandhaltung, oder der Änderung von Bauwerken zu tun haben. Auch das teilweise oder vollständige Abreißen von Gebäuden gilt als Bauleistung. Dabei ist der Bauherr an verschiedene Vorschriften gebunden.

Bei all diesen Leistungen muss die Bauabzugssteuer von 15 % des Rechnungsbetrags eingehalten werden. Dieses Geld dann an das Finanzamt weiterzuleiten, ist die Pflicht des Bauherren. Dieser Vorgang kann jedoch umgangen werden, wenn der Auftragnehmer eine Freistellungsbescheinigung vorlegen kann. In diesem Fall ist der Bauherr nicht mehr dazu verpflichtet, die Steuer abzuziehen.

Wie funktioniert die Freistellung von der Bauabzugssteuer?

Bauunternehmen müssen normalerweise aufgrund der Bauabzugssteuer mit einer Entgelteinbuße von 15 % rechnen. In manchen Fällen kann ein Unternehmen jedoch von der Bauabzugssteuer freigestellt werden. Dazu muss das Unternehmen beim Finanzamt einen Antrag auf Freistellung von dieser Steuer stellen. Hierbei ist zu beachten, dass nicht das Finanzamt des Auftraggebers, sondern das des Auftragnehmers für den Steuerabzug bei Bauleistungen und die Ausstellung einer Freistellungsbescheinigung verantwortlich ist.

Weiterhin hat die Freistellungsbescheinigung noch eine andere wichtige Funktion. In Bezug auf die Umsatzsteuer gilt sie nämlich als Nachweis der Eigenschaft als Bauleistender bei der Umkehr der Steuerschuldnerschaft.

Aufgrund einer Bagatellregelung ist die Abgabe der Bauabzugssteuer ebenfalls nicht nötig, wenn die Gegenleistung eine Freigrenze übersteigt. Auf die Umstände die mit diesem Fall einhergehen, werden wir im weiteren Verlauf des Artikels noch etwas genauer eingehen.

Wer braucht eine Freistellungsbescheinigung?

Grundsätzlich kann und sollte jedes Bauunternehmen und jeder Handwerker eine Freistellungsbescheinigung beantragen, um den vollen Rechnungsbetrag zu erhalten. Das Finanzamt stellt diese Art von Bescheinigung dann aus, wenn kein Zweifel daran besteht, dass der Bauunternehmer die anfallenden Steuern zuverlässig zahlen wird.

Wenn ein Unternehmen also den vollen Rechnungsbetrag erhalten will, braucht dieses eine Freistellungsbescheinigung. Wenn sie dann dem Auftraggeber vorgelegt wird, ist dieser dazu verpflichtet, die Echtheit der Bescheinigung zu überprüfen. Der Betrag der an das Finanzamt überwiesen wird, ist allerdings für den Handwerker oder das Bauunternehmen nicht verloren, sondern wird wie eine Vorauszahlung auf die Steuerschuld angerechnet.

Wie bekommt man eine Freistellungsbescheinigung?

Beim Finanzamt kann der Bauunternehmer eine Freistellungsbescheinigung beantragen, um den gesamten Rechnungsbetrag zu erhalten.

Der Antrag ist formlos und kann deswegen sehr kurz gehalten werden und im Grunde nur das Anliegen, also die Beantragung einer Freistellungsbescheinigung, sowie den Namen des Unternehmens beinhalten. Das zuständige Finanzamt wird dann, nach einem amtlich vorgeschriebenen Vordruck, die Bescheinigung erteilen. Eine Voraussetzung ist, dass ein Empfangsbevollmächtiger aus dem Inland gestellt ist und der zu sichernde Steueranspruch dadurch nicht gefährdet ist.

Nachdem ein Unternehmen die Freistellungsbescheinigung erhalten hat, muss er diese dem Leistungsempfänger, also dem Bauherren, vorlegen. Dieser muss daraufhin dem Bauunternehmen die gesamte Rechnungssumme zahlen und kein Geld an das Finanzamt überweisen.

Ein Antrag kann allerdings auch aus folgenden Gründen abgelehnt werden:

• Die Anzeigepflicht wird nicht erfüllt und die steuerliche Erfassung des Betriebs ist daher behindert. Die Eröffnung oder Verlegung eines gewerblichen Betriebs muss gemäß der Vorschriften amtlich angezeigt werden, ist dies nicht der Fall, kann das Finanzamt keine Freistellungsbescheinigung ausstellen.
• Der Auskunfts- und Mitteilungspflicht wird nicht nachgekommen. Bei Leistenden, die bis zu dem Zeitpunkt steuerlich noch nicht erfasst worden sind, werden durch einen Fragebogen die nötigen Informationen gesammelt, anhand derer geprüft wird, ob durch einen Steuerabzug zu sichernde Ansprüche zu erwarten sind und eine steuerliche Erfassung daher nötig ist. Falls diese Angaben unzureichend vorliegen, kann dies unter Umständen als Verletzung der Auskunfts- und Mitteilungspflicht gewertet werden.
• Wenn ein im Ausland ansässiger Leistender keinen Nachweis der steuerlichen Ansässigkeit in Form einer Bescheinigung der im Ausland zuständigen Steuerbehörde erbringt.

Wenn eine dieser Situationen zutrifft, erhält der Antragsteller unter Angabe der Gründe einen Ablehnungsbescheid.

Was passiert wenn keine Freistellungsbescheinigung vorliegt?

In dem Fall, dass keine Freistellungsbescheinigung vorliegt oder ausgestellt werden kann, ist der Unternehmer dazu verpflichtet, die Bauabzugssteuer anzumelden. Der Betrag von 15 % der jeweiligen Rechnung muss an das Finanzamt abgeführt werden. Der Auftragnehmer wird dann von dem Auftraggeber eine Bescheinigung erhalten in der bestätigt wird, dass die Summe der Bauabzugssteuer einbehalten wurde.

Dabei ist es irrelevant, ob die Bestätigung ein formloses Schreiben oder eine Kopie der Steueranmeldung ist. Die gezahlte Steuer wird dem Bauunternehmer dann von dem Finanzamt angerechnet.

Dieses Verfahren ist allerdings sowohl für Arbeitgeber, als auch Arbeitnehmer relativ unangenehm. Der Bauunternehmer bekommt weniger Entgelt ausgezahlt. Aufgrund dessen wird die Liquidität vermindert, welche bereits auf Grund von bereits finanzierten Vorleistungen gemindert sein kann.

Der Auftraggeber muss sich einem formellen Steuer­erklärungsverfahren unterwerfen.

Dieses Verfahren kann relativ zeitaufwändig sein. Außerdem was eher zeitraubend und falls die Abgabe nicht beachtet wird zu Problemen führen. Diese Komplikationen sind nervenaufreibend und können zu Verlust des Auftrags führen.

Zudem kann die zuvor ausgestellte Freistellungsbescheinigung widerrufen werden. Diese wird grundsätzlich nur unter Widerrufsvorbehalt erteilt. Das Finanzamt kann die Bescheinigung widerrufen, wenn der Verdacht naheliegt, dass bei weiterem Fortbestehen der Freistellungsbescheinigung eine Gefährdung von Steueransprüchen eintritt.

Wann muss die Freistellungsbescheinigung vorliegen?

Der Auftraggeber muss den angemessenen Betrag bis zum 10. des Folgemonats, in dem die Bezahlung erfolgt ist, an das Finanzamt weiterleiten. Weiterhin muss eine Anmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck eingereicht werden. In dieser Anmeldung müssen die erbrachten Leistungen einzeln angegeben werden, um den Steuerabzugsbetrag für den Anmeldungszeitraum zu berechnen.

Die Freistellungsbescheinigung muss also möglichst vor dem 10. des Folgemonats vorliegen, damit dem Bauherren die zeitaufwendige Bearbeitung der Unterlagen für das Finanzamt erspart bleibt. Es bleibt zu betonen, dass der Steuerabzugsbetrag eben relativ bald und nicht erst bei der Abrechnung der Bauleistung fällig ist. Wird die Gegenleistung nachträglich erhöht, ist es nur notwendig die Differenz zu dem ursprünglichen Betrag anzumelden. Wird die Gegenleistung gesenkt, muss diese Änderung nicht angegeben werden.

Wie lange ist eine Freistellungsbescheinigung gültig?

Grundsätzlich stellen Finanzämter Freistellungsbescheinigungen für eine Dauer von bis zu drei Jahren aus. Die Freistellungsbescheinigung wird an dem Tag der Ausstellung gültig. Nachdem die Bescheinigung abgelaufen ist, muss ein neuer Antrag gestellt werden, welcher wieder für maximal drei Jahre gültig ist.

In manchen Fällen stellt das Finanzamt auch objekt- oder auftragsbezogene Bescheinigungen aus. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Unternehmen nur vorübergehend in Deutschland tätig ist.

Diese Bescheinigung ist dann entweder bis zu der Bauabnahme, oder bis zu dem Tag, an welchem die letzte Abschlusszahlung geleistet wurde, gültig. Auch bei in Deutschland ansässigen Unternehmen können Bescheinigungen für einzelne Bauaufträge ausgestellt werden. Diese müssen dann für jedes neue Projekt erneuert werden.

Warum sollte man eine Freistellungsbescheinigung überprüfen?

Der Auftraggeber erhält in der Regel nur eine Kopie der Freistellungsbescheinigung, da das Finanzamt nur ein originales Exemplar erstellt. Das Bauunternehmen oder der Handwerker bleiben in Besitz dieses Originals. Falls das Finanzamt die Freistellungsbescheinigung jedoch widerrufen hat, kann es sein, dass bereits Kopien im Umlauf sind und so nicht den aktuellen Status repräsentieren.

Wenn dem Auftraggeber dennoch eine veraltete Bescheinigung vorgelegt wird, aus welcher sich ergibt, dass es nicht notwendig ist die Bauabzugssteuer einzubehalten und an das Finanzamt weiterzuleiten, kann es zu Problemen führen. Diese Situation kann durch eine einfache Überprüfung jedoch vermieden werden.

Weiterhin ist der gesamte mit dem Bauauftrag zusammenhängende Papierkram deutlich einfacher, da der ganze Rechnungsbetrag an den Arbeitnehmer überweisen werden kann und der Zwischenschritt über das Finanzamt entfällt.

Zudem kann die Kopie der Freistellungsbescheinigung und das Prüfprotokoll aus dem Internet als Nachweis gegenüber dem Finanzamt verwendet werden, dass die Echtheit geprüft wurde und eine Haftung für die Bauabzugssteuer demnach entfällt.

Wie kann ich eine Freistellungsbescheinigung überprüfen?

Im Internet kannst du ganz einfach prüfen, ob die Freistellungsbescheinigung echt und noch gültig ist. Auf der Website des Bundeszentralamts für Steuern musst du die Option „Bestätigung von Freistellungsbescheinigungen (§ 48 € EStG)“ wählen und anschließend verschiedene Informationen angeben. Dazu gehören:

• dein Bundesland und das Bundesland des Bauunternehmers/Handwerkers
• deine Steuernummer und die Steuernummer des Bauuntenehmens
• die Sicherheitsnummer, die auf der Freistellungsbescheinigung zu finden ist

Die Website wird dann anhand dieser Informationen prüfen, ob die Bescheinigung in der Datenbank erfasst ist oder nicht. Falls es keinen Treffer gibt, kann das Finanzamt, welches die Freistellungsbescheinigung ausgestellt hat, Auskunft geben.

Gibt es für die Freistellungsbescheinigung eine Bagatellregelung?

Ja, es gibt eine Bagatellgrenze für die Freistellungsbescheinigung in Bezug auf Steuerabzug. Diese beträgt 5.000 Euro und gilt in dem laufenden Kalenderjahr für den leistenden Unternehmer. Für den Fall, dass keine gültige Freistellungsbescheinigung vorliegt, die Bezahlung jedoch die Grenze von 5.000 Euro nicht überschreitet, ist kein Steuerabzug vorzunehmen.

Diese Ausnahme ist darauf ausgerichtet, dass nicht jeder wertmäßig kleine Aufträge, wie private Reparaturleistungen, geprüft werden müssen. Bei Wohnungsvermietern die umsatzsteuerfrei vermieten, wird die Freigrenze von 5.000 Euro auf 15.000 Euro pro Jahr erhöht. Vermieter müssen deutlich öfter einen Handwerker oder eine Baufirma engagieren, da Immobilien oft gute Anlagemöglichkeiten sind. Dank der Freigrenze bleiben jedoch auch ihnen oft zusätzliche Bürokratie und ständige Prüfungen erspart.

Auftraggeber	Freigrenze
Privatperson oder Unternehmen	5.000 Euro
Vermieter (umsatzsteuerfreie Vermietung)	15.000 Euro

Um ganz sicher zu sein, sollten also beispielsweise Vermieter bei mehreren größeren Aufträgen auf die Vorlage der Freistellungsbescheinigung bestehen. Hier ein Beispiel:

Ein Vermieter hat im März einem Techniker einen Auftrag für 4.500 Euro gegeben. Bis zum Ende des Jahres hat derselbe Techniker drei weitere dieser Aufträge für den Vermieter erledigt. Die Gesamtsumme beträgt daher 18.000 Euro und liegt daher über der Bagatellgrenze.

In diesem Fall wurde gegen die Auflagen zur Bauabzugssteuer verstoßen und so drohen dem Arbeitgeber eine Strafe in Form eines Bußgeldes von bis zu 25.000 Euro. Zu beachten ist auch, dass die Grenze für jeden Handwerker oder jede Baufirma separat gilt. Das heißt, dass unterschiedliche Handwerker Arbeiten im Wert von insgesamt mehr als 5.000, beziehungsweise 15.000 Euro verrichten dürfen, ohne, dass dabei die Bagatellgrenze überschritten wird.

Fazit

Fakt ist, dass der Besitz einer Freistellungsbescheinigung sowohl dem Unternehmen, als auch dem Kunden einigen Ärger und unnötige Bürokratie ersparen kann.

Die Bescheinigung kann ganz einfach vom Finanzamt ausgestellt werden und mit allen weiteren Unterlagen aufbewahrt werden, um im Notfall eine Situation ganz einfach un unkompliziert zu klären.

Daher empfehlen wir, bei jedem Bauauftrag für den die Bauauftragssteuer anfällt, die Existenz und Authentizität der Freistellungsbescheinigung des Unternehmens zu prüfen, um auf der sicheren Seite zu sein.

Einzelnachweise (8)

1. Dennerlein, B: Stichwort: Freistellungsbescheinigung. In: Springer Gabler Verlag (Hrsg.): Gabler Wirtschaftslexikon 2018. Abgerufen am 29.12.2020.
Quelle

2. Finanzverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen. Bauabzugssteuer im Baugewerbe. Abgerufen am 30.12.2020.
Quelle

3. Steuerportal: Merkblatt zum Steuerabzug bei Bauleistungen. August 2017.
Quelle

4. Ott, J.: Praxis Steuerstrafrecht; Ausgabe 04 2002; Seite 90. Abgerufen am 30.12.2020.
Quelle

5. Büchs, A.: Das VOB-Baustellenhandbuch; 2. Aufl. 2006; Seite 208.
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6. Marquardt, M., Wagner, J.: Praxishandbuch Immobiliensteuerrecht: Erwerb, Verwaltung, Veräußerung; In: Springer Gabler Verlag 2017; Seite 131.
Quelle

7. Heß-Mähnert, J.: Bauträger-, Bau- und Maklervertrag in der Praxis der Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen; Otto Schmidt Verlag 2002; Seite 193.
Quelle

8. Akademische Arbeitsgemeinschaft Verlagsgesellschaft mbH: Stichwort: Bauabzugssteuer / Bagatellgrenze; In: Wolters Kluwer. Abgerufen am 30.12.2020.
Quelle